Proceso de la negociación

El proceso de la negociación es el proceso a través del cual se desarrolla una negociación, desde el momento en que las partes involucradas se preparan para ésta, hasta el momento en que intercambian valores y llegan a un acuerdo.

Veamos a continuación cada una de las etapas que conforman el proceso de la negociación:

1. Preparación

Una buena preparación es la clave del éxito en toda negociación. Según investigaciones, el 80% de una negociación se gana antes de sentarse en la mesa.

En la preparación, determinamos qué es lo que queremos lograr con la negociación (nuestros objetivos), qué argumentos y tácticas de negociación utilizaremos, y con qué estaremos dispuestos a conformarnos.

Para esto último, algo clave en toda preparación, es determinar nuestro BATNA (mejor alternativa a la negociación), y nuestro punto de reserva (lo mínimo que estaremos dispuestos a aceptar).

Al determinar nuestro BATNA y nuestro punto de reserva, sabremos cuándo es mejor un no acuerdo (cuando el posible acuerdo es menor que nuestro punto de reserva) y, por tanto, cuándo retirarnos de la negociación.

Pero además, un BATNA y punto de reserva bien definidos nos dará la perspectiva para saber cuándo es un acuerdo beneficioso para nosotros, cuándo mantenernos firmes, y cuándo es posible hacer concesiones.

Un apunte sobre el BATNA y el punto de reserva es que debemos ser lo más objetivos posible al momento de definirlos, teniendo en cuenta todos los factores involucrados, incluyendo algunos intangibles y difíciles de medir, tales como el valor de la relación.

Otro apunte es que debemos procurar mejorar nuestro BATNA antes y durante del proceso de negociación, ya que mientras mejor sea nuestro BATNA mejor será nuestra posición para lograr un acuerdo favorable; por ejemplo, podríamos buscar nuevos clientes o proveedores, o, en todo caso, mejorar los acuerdos que ya tenemos con los actuales.

Pero además de realizar un análisis de nuestra situación, lo que queremos lograr, y las acciones que vamos a realizar, en la preparación también es importante recopilar y analizar la mayor cantidad posible de información de la otra parte.

Debemos analizar qué es lo que pretende (sus objetivos), sus motivaciones, necesidades e intereses, sus alternativas a la negociación, su BATNA, su punto de reserva, su estilo de negociación, sus tácticas de negociación comúnmente utilizadas, sus fortalezas y debilidades, etc.

Para lo cual podríamos analizar el diálogo previo a la negociación que tengamos con la otra parte, o buscar información en otras fuentes tales como sus clientes, sus proveedores, su página de Internet, sus negociaciones previas, etc.

2. Inicio de la negociación

Al iniciar la negociación es recomendable enmarcar la negociación como un esfuerzo conjunto, y mostrar respeto y preocupación por los intereses e inquietudes de la otra parte, y por lograr un acuerdo favorable para ambos.

En esta etapa de inicio de la negociación debemos explicar algunas de nuestras necesidades, intereses e inquietudes; pero si la otra parte se muestra reservada al hacer lo mismo, debemos ser cautelosos al proporcionar información adicional.

Asimismo, en esta etapa, no debemos pasar por alto la importancia de las conversaciones informales. Éstas nos ayudarán a que la otra parte se sienta menos a la defensiva, más cooperativa y más comunicativa.

Pero además, nos ayudará a conocer y analizar mejor a la otra parte (algo que veremos en la siguiente etapa).

Sin embargo, si la otra parte se muestra formal, nosotros no debemos hablar demasiado informalmente pues podría interpretarse como una falta de seriedad de nuestra parte.

3. Análisis de la contraparte

La siguiente etapa del proceso de la negociación consiste en analizar a la otra parte, ya sea a través de preguntas formales o informales, o a través de la interpretación de sus palabras, acciones y lenguaje no verbal.

Toda información que nos haga comprender mejor a la otra parte, nos situará en una mejor posición para negociar.

Debemos tratar de determinar y analizar sus verdaderas motivaciones, necesidades e intereses, sus prioridades, su BATNA, su punto de reserva, su estilo de negociación, su perspectiva, sus fortalezas y debilidades, etc.

Obtener esta información puede ser difícil si nos enfrentamos a un negociador distributivo, el cual tratará de ocultar sus verdaderos intereses.

Incluso, en el caso del BATNA, la otra parte difícilmente nos lo dará a menos que sea muy sólido, e, incluso, tal vez hasta intenten blufear con él.

Un aspecto importante en esta etapa del análisis de la contraparte es el de tratar de identificar diferencias (ya sea en necesidades, preferencias, gustos, valores, intereses, recursos, habilidades, etc.) que nos permitan crear valor a través del intercambio.

Por ejemplo, al intercambiar algo que para nosotros no sea tan valioso, pero para la otra parte sí, por algo que para la otra parte no sea tan valioso, pero para nosotros sí.

4. Propuestas

La siguiente etapa del proceso de la negociación es la etapa de las propuestas.

En cuanto a las propuestas, una táctica de negociación consiste en establecer una oferta elevada con el fin de que la otra parte «ancle» su percepción sobre el rango de posible acuerdo (busque un acuerdo cercano al punto de nuestra oferta).

Pero siempre procurando que nuestra oferta no sobrepase su punto de reserva, pues podríamos perder credibilidad, ser considerados poco serios o poco interesados y/o hacer que la otra parte decida retirarse de la negociación antes de tiempo.

Si la otra parte es quien establece la primera oferta y ésta es exagerada, tenemos las siguientes alternativas:

• establecer una contraoferta también elevada y, de ese modo, terminar lo más probable en un punto medio.
• reaccionar con sorpresa o desencanto, declarar que su oferta está fuera del rango que habíamos previsto, explicar por qué dicha oferta no es razonable, y luego establecer la nuestra sustentándola con razonamientos sólidos.
• o alejar la conversación de su propuesta, y luego de un rato establecer la nuestra sustentándola también con razonamientos sólidos.

Sea cual sea el caso, si la otra parte insiste en su oferta inicial, debemos pedirle con todo respeto que nos explique por qué considera que dicha oferta es razonable, o que nos diga en qué se basa para hacernos dicha propuesta.

Sobre quién debería establecer la primera oferta, es recomendable tomar la iniciativa cuando conocemos el punto de reserva de la otra parte, y dejar que la otra parte lo haga cuando la situación es incierta.

5. Intercambios

La siguiente etapa en el proceso de negociación es la etapa de intercambios («yo te doy esto y tú me das esto otro», «yo hago esto y tú haces esto otro»).

Lo ideal en esta etapa es intercambiar valores que para nosotros no tengan tanto valor, pero para la otra parte sí, por valores que para la otra parte no tengan tanto valor, pero para nosotros sí, y, de ese modo, crear valor y lograr un acuerdo beneficioso para ambos.

Un aspecto importante en esta etapa de intercambios es el de saber ser flexibles y hacer concesiones que no teníamos previsto hacer, si la situación lo amerita.

Para ello, debemos tener en cuenta que una negociación no es un proceso lineal, sino que siempre es posible que en el camino surjan nuevos datos, necesidades o circunstancias que nos obliguen a cambiar nuestra posición.

6. Acuerdo

La última etapa del proceso de la negociación es la etapa del cierre o acuerdo.

A medida que nos acercamos a lo que desearíamos que fuera un acuerdo definitivo, un consejo es hacerle saber a la contraparte que estamos cerca de un trato aceptable, para que, de ese modo, no espere muchas más concesiones por parte de nosotros.

Antes de llegar al acuerdo también es recomendable haber tratado todos los puntos relacionados con la negociación, para que, de ese modo, evitemos que la otra parte pueda realizar demandas de últimos minuto.

Una vez llegado a un acuerdo es recomendable poner por escrito todo lo acordado y luego firmar el documento, para que, de ese modo, evitemos conflictos y confusiones futuras.

Y, finalmente, otro consejo es que al momento de llegar a un acuerdo, tengamos siempre presente el valor de las relaciones, es decir, el valor de crear y conservar buenas relaciones con la otra parte.

Por ejemplo, buscando un acuerdo en donde la otra parte también resulte satisfecha, y luego del acuerdo, no alardeando si hemos salido favorecidos (por ejemplo, al alardear de cuánto más habríamos estado dispuestos a conceder), cumpliendo con todo lo acordado, y mostrando interés por mantener una buena relación (por ejemplo, al preguntarle a la otra parte si todo está marchando tal como esperaba).