Administración del tiempo

La administración del tiempo consiste en la planificación y organización del tiempo que disponemos de tal manera que logremos la mayor productividad, rendimiento y eficiencia posible en nuestras labores, tareas o actividades diarias.

El tiempo es el recurso más valioso que tenemos, es el único recurso que no podemos renovar, y probablemente el más escaso, sobre todo en el mundo competitivo y ajetreado de hoy, que prácticamente nos obliga a estar permanentemente activos.

Por lo que es fundamental realizar una buena gestión de nuestro tiempo si queremos alcanzar el éxito, pero también, si queremos tener una mejor calidad de vida, ya que después de todo, al administrar nuestro tiempo, lo que en realidad estamos haciendo es administrar nuestra vida.

Veamos a continuación algunas de las principales técnicas o consejos propuestos por los expertos en la administración del tiempo, que nos ayudarán a utilizar nuestro tiempo de la mejor manera posible:

Establecer metas

Establecer metas nos ayuda a utilizar nuestro tiempo de la mejor manera posible, ya que nos revela cuáles son las tareas o actividades a las que debemos dar prioridad (aquellas que nos permiten alcanzar nuestras metas), y nos motivan en el cumplimiento de éstas.

Debemos establecer metas para las diferentes áreas de nuestra vida; por ejemplo, para nuestro negocio, nuestras finanzas personales, nuestra profesión, nuestros estudios, nuestras relaciones, nuestra salud, nuestra condición física.

Para tener mejores resultados, nuestras metas deben ser claras y específicas; por ejemplo, aumentar las ventas de nuestro negocio en un 10% para el próximo mes, tener una nueva fuente de ingresos para el próximo año, o bajar de peso 5 kilos antes de finalizar el año.

Asimismo, nuestras metas deben ser alcanzables pero desafiantes, deben estar dentro de nuestras posibilidades, pero no ser fáciles de alcanzar, sino significar un desafió o un reto para nosotros, ya que en caso contrario, no habrá en nosotros suficiente motivación por alcanzarlas.

Por último, es recomendable poner todas nuestras metas por escrito en algún lugar en el que siempre pongamos nuestra atención; por ejemplo, en un documento en nuestra computadora o en nuestra agenda, de tal manera que siempre las tengamos presentes.

Hacer listas de tareas por hacer

Hacer listas de tareas o actividades por hacer nos ayuda a hacer un buen uso de nuestro tiempo, ya que nos permite saber exactamente qué cosas debemos hacer, y cuál es el orden en que debemos hacerlas.

Debemos elaborar listas con las tareas o actividades que vamos a realizar en los próximos días y que nos ayudarán en el cumplimiento de nuestras metas, y luego ubicarlas en orden de importancia o prioridad.

De ser posible, debemos ponerles a las tareas o actividades un límite de tiempo que no sea tan extenso a tal punto que se pueda generar en nosotros dejadez (por ejemplo, al esperar a última hora para hacer la tarea), pero tampoco tan corto a tal punto que se pueda generar en nosotros demasiada presión por cumplirlas.

Un consejo es que incluyamos en nuestras listas de tareas o actividades por hacer, una lista de tareas o actividades diarias que elaboremos todos los días antes de dormir, de tal modo que al día siguiente sepamos exactamente las cosas que debemos realizar, y no perdamos tiempo en planificar recién nuestro día.

Y otro consejo es que al realizar una tarea o actividad, tratemos de cumplirla siempre en su totalidad, aunque si en algún momento nos llegamos a sentir bloqueados o agotados, lo recomendable es pasar a otra tarea, y luego de terminarla regresar a la que estábamos realizando inicialmente.

Establecer prioridades

Establecer prioridades también nos ayuda a utilizar nuestro tiempo de la mejor manera posible, ya que nos permite enfocarnos en las cosas que aportan valor a nuestra vida o nos ayudan en el cumplimiento de nuestras metas, y alejarnos de todas lo demás.

Debemos saber identificar las tareas o actividades que aportan valor a nuestra vida o nos ayudan en el cumplimiento de nuestras metas, prestarles atención en orden de importancia y, de ser posible, delegar a otras personas las menos importantes o las que no dominemos.

Y, por otro lado, debemos saber identificar las cosas que no nos aportan valor a nuestra vida o nos alejan del cumplimiento de nuestras metas, y tratar de dedicarles menos tiempo, eliminarlas de nuestra vida o, en caso de ser aún necesarias, delegarlas a otras personas.

En este punto debemos tener en cuenta la ley de Pareto que dice que el 20% de las cosas que hacemos reporta el 80% de los resultados; por ejemplo, el 20% de nuestro trabajo reporta el 80% de nuestros logros, el 20% de nuestros productos reporta el 80% de nuestras ganancias, el 20% de nuestros clientes reporta el 80% de nuestras ventas.

Y, por tanto, debemos saber identificar ese 20% de tareas o actividades que nos ayudan realmente a obtener resultados, enfocarnos en ellas, y al 80% de cosas restante dedicarles menos tiempo, dejar de hacerlas o, en todo caso, si aún siguen siendo necesarias, delegarlas a otras personas.

Darle un buen uso al tiempo libre

Finalmente, darle un buen uso a nuestro tiempo libre también nos ayuda a hacer un buen uso de nuestro tiempo, ya que nos permite renovar energías, y regresar a nuestras labores, tareas o actividades diarias con mayor vitalidad.

En primer lugar debemos saber darnos un tiempo libre siempre que sea necesario, ya sea que se trate de breves descansos, descansos de una o varias horas, un día entero libre de preocupaciones, o fin de semana o una semana entera de vacaciones.

Y luego, debemos saber darle un buen uso a nuestro tiempo libre; por ejemplo, en vez de utilizar nuestras horas de descanso para navegar en Internet, utilizarlas para hacer algo de ejercicio, o en vez de utilizar nuestro fin de semana para ver televisión, utilizarlo para aprender algo útil.

Un consejo es que de vez en cuando nos tomemos un día entero libre de preocupaciones en donde nos encontremos con nosotros mismos, y nos preguntemos si las metas que tenemos realmente son las metas que queremos alcanzar, y si las cosas que estamos haciendo realmente nos aportan valor o nos están ayudando a alcanzar nuestras metas.

Dicho día libre podría terminar siendo más productivo que varios días de trabajo juntos, ya que además de permitirnos renovar energías, podría ayudarnos a saber si estamos en el camino correcto, y a encontrar respuestas o soluciones a problemas que no podíamos resolver.