¿Qué es un balance general y cómo hacer uno? (incluye estructura y ejemplos)
Un balance general es un documento o informe financiero que muestra los activos, los pasivos y el patrimonio con los que cuenta una empresa en un momento determinado.
El balance general nos permite analizar los activos, los pasivos y el patrimonio con los que cuenta una empresa y así, por ejemplo, saber cuánto y en qué ha invertido su capital.
En este artículo conoceremos qué es un balance general o balance de situación, cuál es su utilidad o importancia, y cómo hacer uno paso a paso.
El balance general nos permite conocer y analizar la situación financiera de una empresa en un momento determinado.
En este artículo encontrarás:
¿Qué es un balance general?
Un balance general (también conocido como balance de situación o estado de situación patrimonial) es un documento o informe financiero que muestra detalladamente los activos (lo que posee), los pasivos (lo que debe), y el patrimonio (patrimonio neto) con los que cuenta una empresa en un momento determinado.
Los activos son los bienes con los que cuenta la empresa para realizar sus actividades. Estos incluyen:
- el dinero que se encuentra físicamente en la empresa (por ejemplo, en su caja fuerte), y el dinero que tiene depositado en el banco (por ejemplo, en su cuenta corriente).
- los elementos físicos con los que cuenta la empresa para realizar sus operaciones, y que tienen una duración permanente o casi permanente (por ejemplo, edificios, terrenos, maquinaria, equipos, etc.), o que tienen una duración temporal (por ejemplo, materias primas, mercaderías, etc.).
- las deudas que tienen los clientes con la empresa.
Los pasivos son las deudas que tiene la empresa con acreedores. Estos incluyen:
- las deudas que tiene la empresa con sus proveedores.
- las deudas que tiene pendiente con los bancos y otras entidades financieras.
Y el patrimonio está conformado por:
- las aportaciones hechas por los socios o accionistas de la empresa.
- los beneficios o utilidades que ha obtenido la empresa.
Si el estado de resultados es como una «película» que muestra cómo le ha ido financieramente a una empresa durante un periodo de tiempo determinado, el balance general es como una «fotografía» que muestra cuál es la situación financiera de una empresa en un momento determinado.
Las empresas elaboran su balance general generalmente cada año al finalizar su ejercicio económico (balance final); aunque también suelen elaborar balances al inicio del ejercicio (balances de apertura), y balances con una periodicidad mensual, trimestral o semestral (balances parciales).
Estructura y ejemplo de un balance general
La estructura o formato de un balance general suele ser la misma en todas las empresas, aunque las cuentas que lo conforman suelen variar dependiendo de las normas contables de cada país y del giro de la empresa.
En una estructura o formato común de un balance general se muestran los activos en una columna y los pasivos y el patrimonio en otra.
En la columna de la izquierda se enlistan los activos ordenados generalmente en función a su liquidez, empezando con aquellos que son más líquidos (más fácilmente convertibles en dinero en efectivo). Por ejemplo, el dinero en caja es el más líquido que hay y, por tanto, se ubica en primer lugar.
Y en la columna de la derecha se enlistan los pasivos y el patrimonio ordenados generalmente en función a su exigibilidad, empezando con aquellos que tienen una mayor exigibilidad. Por ejemplo, las deudas con proveedores suelen ser más exigibles que el capital y, por tanto, se ubican antes que este.
En un balance general el valor total de los activos debe ser igual al valor total de los pasivos más el valor total del patrimonio.
| Activo = Pasivo + Patrimonio |
Por ejemplo, si una empresa tiene US$300 000 de activos y US$200 000 de pasivos, tendrá un patrimonio de US$100 000; pero si, por ejemplo, tiene US$300 000 de activos y US$400 000 de pasivos, tendrá un patrimonio negativo de US$100 000, además de serios problemas financieros.
Tal como su nombre lo indica, en todo balance general la columna de los activos y la columna de los pasivos y el patrimonio están en equilibrio.
La razón por la que en un balance general el valor total de los activos debe ser igual al valor total de los pasivos más el valor total del patrimonio es que, en teoría, todo el activo de una empresa está financiado ya sea con fondos de terceros (pasivos) o con fondos propios (patrimonio).
Por ejemplo, si una empresa le compra a un proveedor mercadería por US$1 000 con un plazo de pago a 30 días, la compra incrementa sus activos (específicamente sus existencias) en US$1 000, pero también sus pasivos (específicamente sus cuentas por pagar) en la misma cantidad.
Y si la empresa compra la mercadería al contado utilizando aportes de los socios, la compra igualmente aumenta sus activos (específicamente sus existencias) en US$1 000, pero también su patrimonio (específicamente su capital) en la misma cantidad.
Una estructura común y ejemplo de un balance general es el siguiente:
Modelo de balance general
| ACTIVO | PASIVO | ||
| Activo corriente | Pasivo corriente | ||
| Caja y bancos | 2500 | Proveedores | 5000 |
| Clientes | 6000 | Otros acreedores | 2000 |
| Otros deudores | 2400 | Impuestos por pagar | 1200 |
| Existencias | 26600 | TOTAL PASIVO CORRIENTE | 8200 |
| TOTAL ACTIVO CORRIENTE | 37500 | ||
| Pasivo no corriente | |||
| Activo no corriente | Deudas a largo plazo | 1400 | |
| Inm. maq. y equipo | 14000 | TOTAL PASIVO NO CORRIENTE | 1400 |
| Depreciación acumulada | 1400 | ||
| TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE | 12600 | PATRIMONIO | |
| Capital | 19000 | ||
| Utilidades retenidas | 2600 | ||
| Utilidades del ejercicio | 18900 | ||
| TOTAL PATRIMONIO | 40500 | ||
| TOTAL ACTIVO | 50100 | TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO | 50100 |
Nota: nótese que en el ejemplo de balance general se cumple la ecuación básica de la contabilidad: el total de activos (US$50 100) es igual al total de pasivos y patrimonio (US$50 100).
A continuación la explicación de cada una de las cuentas que conforman este ejemplo de balance general:
El activo corriente o activo circulante es el activo que fácilmente puede ser convertido en dinero en efectivo. Este comprende las siguientes cuentas:
- Caja y bancos o disponible: el dinero que la empresa tiene en su caja o depositado en una cuenta en el banco.
- Clientes, cuentas por cobrar o cuentas por cobrar comerciales: el dinero que los clientes le deben a la empresa como producto de ventas hechas al crédito.
- Otros deudores, otras cuentas por cobrar o cuentas por cobrar no comerciales: el dinero que le deben a la empresa, pero que no incluye el saldo de los clientes.
- Existencias o inventario: incluyen las materias primas, los productos en proceso, y los productos terminados o las mercaderías.
El activo no corriente o activo fijo es el activo que difícilmente puede ser convertido en efectivo. Este comprende las siguientes cuentas:
- Inmuebles, maquinaria y equipo: comprende los edificios, los terrenos, la maquinaria, los equipos, los vehículos de transporte, los muebles, los enseres, etc.
- Depreciación acumulada: el valor de la depreciación acumulada de los activos de la cuenta anterior a excepción de los terrenos que no se deprecian.
El pasivo corriente son las obligaciones o deudas que tiene la empresa con vencimiento menor a un año. Este comprende las siguientes cuentas:
- Proveedores, cuentas por pagar o cuentas por pagar comerciales: el dinero que la empresa le debe a sus proveedores como producto de compras hechas al crédito.
- Otros acreedores, otras cuentas por pagar o cuentas por pagar no comerciales: el dinero que la empresa le debe a terceros, pero que no incluye el saldo que le resta pagar a sus proveedores.
- Impuestos por pagar o tributos por pagar: el saldo de impuestos que a la empresa le resta pagar.
El pasivo no corriente son las obligaciones o deudas que tiene la empresa con vencimiento mayor a un año. Este comprende la siguiente cuenta:
- Deudas a largo plazo: las deudas a largo plazo que tiene la empresa generalmente producto de préstamos adquiridos en los bancos u otras entidades financieras.
Finalmente, el patrimonio o patrimonio neto comprende las siguientes cuentas:
- Capital o capital social: las aportaciones hechas por los socios o accionistas de la empresa.
- Utilidades retenidas, utilidades acumuladas, resultados acumulados o reservas: las utilidades que se retienen o se acumulan en la empresa después de pagar dividendos.
- Utilidades del ejercicio o resultados del ejercicio: las utilidades del ejercicio antes de repartirse como dividendos y destinarse a utilidades retenidas.
El balance general proyectado
Tal como hemos mencionado, el balance general muestra los activos, los pasivos y el patrimonio con los que cuenta una empresa en un momento determinado; sin embargo, también es posible que un balance general muestre los activos, los pasivos y el patrimonio con los que una empresa espera contar en un momento determinado.
En este caso, el balance general se conoce como balance general proyectado ya que efectivamente muestra una proyección de los activos, los pasivos y el patrimonio con los que la empresa espera contar en un momento determinado, y no los activos, los pasivos y el patrimonio con los que ya cuenta.
¿Cuál es la utilidad o importancia de un balance general?
Junto con el estado de resultados y el flujo de caja, el balance general es uno de los tres principales estados financieros que se utilizan para analizar financieramente una empresa.
Siendo específicos, el balance general nos permite analizar los activos, los pasivos y el patrimonio con los que cuenta una empresa y así, por ejemplo, saber cuánto y en qué ha invertido, cuánto del dinero invertido proviene de acreedores y cuánto proviene de capital propio, qué tan bien está gestionando sus pasivos, y a cuánto asciende su patrimonio.
Por ejemplo, suponiendo el siguiente balance general de la empresa «Abcde S.A.» al 31 de diciembre de 2022:
Abcde S.A.
Balance general al 31 de diciembre de 2022
| ACTIVO | PASIVO | ||
| Activo corriente | Pasivo corriente | ||
| Caja y bancos | 10000 | Proveedores | 18000 |
| Clientes | 39000 | Cuentas por pagar diversas | 5000 |
| Mercaderías | 12000 | Tributos por pagar | 2000 |
| Productos terminados | 8000 | TOTAL PASIVO CORRIENTE | 25000 |
| Productos en proceso | 2000 | ||
| Materias primas y auxiliares | 5000 | Pasivo no corriente | |
| Envases y embalajes | 4000 | Deudas a largo plazo | 7000 |
| TOTAL ACTIVO CORRIENTE | 80000 | Benef. soc. de los trabajadores | 3000 |
| TOTAL PASIVO NO CORRIENTE | 10000 | ||
| Activo no corriente | |||
| Inm. maq. y equipo | 162000 | PATRIMONIO | |
| Depreciación acumulada | 12000 | Capital | 100000 |
| TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE | 150000 | Reservas | 10000 |
| Resultados del ejercicio | 85000 | ||
| TOTAL PATRIMONIO | 195000 | ||
| TOTAL ACTIVO | 230000 | TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO | 230000 |
Luego de analizarlo, algunas conclusiones a las que podríamos llegar son:
- la empresa cuenta con una inversión total de US$230 000, una inversión a corto plazo de US$80 000 y una inversión a largo plazo de US$150 000.
- la mayor inversión de la empresa es a largo plazo, debido a la adquisición de inmuebles, maquinaria y equipo (US$150 000).
- el financiamiento total de la empresa es de US$230 000, el cual se divide en:
- financiamiento con fondos de terceros: a corto plazo US$25 000 y a largo plazo US$10 000.
- financiamiento con fondos propios: a corto y largo plazo US$195 000.
- se invierte más con capitales propios, sobre todo en la adquisición de bienes para uso de la empresa (activo fijo), en vez de utilizarlo en la adquisición de mercadería para la comercialización (activo corriente).
- se puede observar que no se ha adquirido préstamos en el banco o entidades financieras, lo cual incrementaría el pasivo; sino que se ha utilizado las utilidades y el capital aportado para el financiamiento.
Asimismo, el balance general nos permite, al comparar dos o más balances de diferentes periodos, analizar cómo ha variado la situación financiera de la empresa y así, por ejemplo, saber si ha aumentado sus activos, si ha logrado reducir sus deudas, en cuánto ha variado su patrimonio y, en general, si está cumpliendo con sus objetivos financieros.
Por ejemplo, suponiendo el siguiente balance general de la empresa «Abcde S.A.» al 31 de diciembre de 2022 y al 31 de diciembre de 2021:
Abcde S.A.
Balance general al 31 de diciembre de 2022 y 2021
| 2022 | 2021 | Variación | |
| ACTIVO | |||
| Activo corriente | |||
| Caja y bancos | 10000 | 9100 | 900 |
| Clientes | 39000 | 33500 | 5500 |
| Mercaderías | 12000 | 9500 | 2500 |
| Productos terminados | 8000 | 7200 | 800 |
| Productos en proceso | 2000 | 1000 | 1000 |
| Materias primas y auxiliares | 5000 | 3200 | 1800 |
| Envases y embalajes | 4000 | 3200 | 800 |
| TOTAL ACTIVO CORRIENTE | 80000 | 66700 | 13300 |
| Activo no corriente | |||
| Inm. maq. y equipo | 162000 | 139500 | 22500 |
| Depreciación acumulada | 12000 | 10200 | 1800 |
| TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE | 150000 | 129300 | 20700 |
| TOTAL ACTIVO | 230000 | 196000 | 34000 |
| PASIVO | |||
| Pasivo corriente | |||
| Proveedores | 18000 | 16200 | 1800 |
| Cuentas por pagar diversas | 5000 | 7100 | -2100 |
| Tributos por pagar | 2000 | 1560 | 440 |
| TOTAL PASIVO CORRIENTE | 25000 | 24860 | 140 |
| Pasivo no corriente | |||
| Deudas a largo plazo | 7000 | 8510 | -1510 |
| Benef. soc. de los trabajadores | 3000 | 2100 | 900 |
| TOTAL PASIVO NO CORRIENTE | 10000 | 10610 | -610 |
| TOTAL PASIVO | 35000 | 35470 | -470 |
| PATRIMONIO | |||
| Capital | 100000 | 89000 | 11000 |
| Reservas | 10000 | 7930 | 2070 |
| Resultados del ejercicio | 85000 | 63600 | 21400 |
| TOTAL PATRIMONIO | 195000 | 160530 | 34470 |
| TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO | 230000 | 196000 | 34000 |
A modo de análisis, podríamos decir que la empresa ha aumentado sus activos en US$34 000, ha sabido gestionar sus pasivos ya que estos han disminuido en US$470 y, como consecuencia de ello, está en buen camino ya que ha aumentado su patrimonio en US$34 470.
En el caso del balance general proyectado, este nos permite analizar los futuros activos, los futuros pasivos y el futuro patrimonio con los que contará una empresa y así, por ejemplo, saber cuánto y en que invertirá, y cuánto del dinero invertido provendrá de acreedores y cuánto provendrá de capital propio.
El análisis y comparación de dos o más balances generales de diferentes periodos (análisis horizontal), suele revelar más información que el análisis de un solo balance general (análisis vertical).
¿Cómo hacer un balance general?
El balance general de una empresa es elaborado por el área de finanzas o de contabilidad de esta como producto de la contabilidad (generalmente, cada año al finalizar el ejercicio económico), o siempre que es requerido por los directivos de la empresa, por ejemplo, para analizar financieramente esta.
Sin embargo, hacer el balance general de una empresa es algo que cualquier persona puede hacer siempre que sepa cuáles son los activos, los pasivos y el patrimonio con los que cuenta la empresa, y siga los siguientes pasos:
1. Enlistar activos corrientes
El primer paso consiste en hacer una lista de los activos corrientes o circulantes (los activos que fácilmente pueden ser convertidos en efectivo) que posee la empresa, junto con el valor correspondiente de cada uno.
Algunos activos corrientes comunes en una empresa son el dinero que tiene en su caja o en el banco, el dinero que los clientes les deben, las materias primas, los productos en proceso, y los productos terminados o las mercaderías.
2. Enlistar activos no corrientes
A continuación se hace una lista de los activos no corrientes o fijos (los activos que difícilmente pueden ser convertidos en efectivo) que posee la empresa, junto con el valor correspondiente de cada uno.
Algunos activos no corrientes comunes en una empresa son los edificios, los terrenos, la maquinaria, los equipos, los vehículos de transporte, los muebles y los enseres.
Debido a que los activos no corrientes, a excepción de los terrenos, se deprecian (disminuyen su valor en el tiempo), en esta parte también se debe incluir la depreciación acumulada de los activos no corrientes de la empresa.
3. Enlistar pasivos corrientes
Una vez que se ha enlistado los activos, se hace una lista de los pasivos corrientes (las obligaciones o deudas que se deben pagar en el plazo de un año) que tiene la empresa, junto con el valor correspondiente de cada uno.
Algunos pasivos corrientes comunes en una empresa son el dinero que le debe a sus proveedores, las deudas a corto plazo que tiene con los bancos u otras entidades financieras, y los impuestos que le resta pagar.
4. Enlistar pasivos no corrientes
En este paso se hace una lista de los pasivos no corrientes (las obligaciones o deudas que se deben pagar en un periodo de tiempo mayor a un año) que tiene la empresa, junto con el valor correspondiente de cada uno.
Los pasivos no corrientes de una empresa básicamente están conformados por las deudas a largo plazo que tiene con los bancos u otras entidades financieras.
5. Calcular patrimonio
Una vez que se ha enlistado los activos y los pasivos con los que cuenta la empresa, se determina su patrimonio, el cual comprende las aportaciones hechas por los socios o accionistas y las utilidades, y cuyo valor debe corresponder al valor total de los activos menos el valor total de los pasivos.
6. Llenar formato del balance general
Una vez que se cuenta con los activos, los pasivos y el patrimonio con los que cuenta la empresa, se procede a llenar el formato del balance general.
Un formato de balance general que puedes utilizar para elaborar el tuyo es el siguiente:
(nombre de la empresa)
Balance general al (fecha en la que entra en vigencia el Balance)
| ACTIVO | PASIVO | ||
| Activo corriente | Pasivo corriente | ||
| Caja y bancos | Proveedores | ||
| Clientes | Otros acreedores | ||
| Otros deudores | Impuestos por pagar | ||
| Existencias | TOTAL PASIVO CORRIENTE | ||
| TOTAL ACTIVO CORRIENTE | |||
| Pasivo no corriente | |||
| Activo no corriente | Deudas a largo plazo | ||
| Inm. maq. y equipo | TOTAL PASIVO NO CORRIENTE | ||
| Depreciación acumulada | |||
| TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE | PATRIMONIO | ||
| Capital | |||
| Utilidades retenidas | |||
| Utilidades del ejercicio | |||
| TOTAL PATRIMONIO | |||
| TOTAL ACTIVO | TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO |
En primer lugar, en la columna de la izquierda se ponen los activos en las cuentas correspondientes, y se calcula el total del activo corriente, el total del activo no corriente (el valor de la cuenta inmuebles, maquinaria y equipo menos el valor de la depreciación acumulada), y el total del activo (el total del activo corriente más el total del activo no corriente).
Y luego, en la columna de la derecha se ponen los pasivos y el patrimonio en las cuentas correspondientes, y se calcula el total del pasivo corriente, el total del pasivo no corriente, el total del patrimonio, y el total del pasivo y patrimonio (el total del pasivo corriente más el total del pasivo no corriente más el total del patrimonio).
Al momento de hacer un balance general, asegúrate de lo siguiente:
- todo balance general debe tener un encabezado en donde se indique el nombre de la empresa, y la fecha en la que entra en vigencia. Lo usual es colocar primero el nombre de la empresa, y debajo el título: «Balance general al (fecha en la que entra en vigencia)»; por ejemplo: «Balance general al 31 de diciembre de 2022».
- todo balance general debe cumplir la ecuación básica de la contabilidad: el total de los activos debe ser igual al total de los pasivos y patrimonio. En caso de que ello no suceda con tu balance, debes revisar sus cuentas teniendo en cuenta que, tal como mencionamos anteriormente, todo activo proviene ya sea de fondos de terceros (pasivo) o de fondos propios (patrimonio).
Xyz S.A.
Balance general al 31 de diciembre de 2022
| ACTIVO | PASIVO | ||
| Activo corriente | Pasivo corriente | ||
| Caja y bancos | 15000 | Proveedores | 5000 |
| Clientes | 20000 | Otros acreedores | 10000 |
| Otros deudores | 12000 | Impuestos por pagar | 4000 |
| Existencias | 26000 | TOTAL PASIVO CORRIENTE | 19000 |
| TOTAL ACTIVO CORRIENTE | 73000 | ||
| Pasivo no corriente | |||
| Activo no corriente | Deudas a largo plazo | 8000 | |
| Inm. maq. y equipo | 110000 | TOTAL PASIVO NO CORRIENTE | 8000 |
| Depreciación acumulada | 20000 | ||
| TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE | 90000 | PATRIMONIO | |
| Capital | 100000 | ||
| Utilidades retenidas | 12000 | ||
| Utilidades del ejercicio | 24000 | ||
| TOTAL PATRIMONIO | 136000 | ||
| TOTAL ACTIVO | 163000 | TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO | 163000 |