¿Qué es el benchmarking? (definición, tipos y aplicación)

En el mundo competitivo de hoy en donde las empresas luchan ferozmente por ganar una mayor participación en el mercado, cada vez es más común el uso del benchmarking.

En este artículo te decimos qué es el benchmarking, cuáles son los tipos de benchmarking que existen, y cómo aplicar el benchmarking en una empresa.

¿Qué es el benchmarking?

El benchmarking es una técnica o herramienta de gestión que consiste en tomar como referencia los mejores aspectos o prácticas de otras empresas, ya sean competidoras o no, y adaptarlos a la propia empresa agregándoles mejoras.

También podemos definir el benchmarking como el proceso a través del cual se hace seguimiento a otras empresas con el fin de evaluar sus productos, servicios, procesos u otros aspectos, compararlos con los propios y con los de otras empresas, identificar lo mejor, y adaptarlo a la propia empresa agregándoles mejoras.

El benchmarking se basa en la idea de que hoy en día es difícil crear algo nuevo ya que casi todo está creado, y no hay razón para gastar tiempo y dinero en ello cuando lo más rentable es tomar como referencia y adaptar lo que ya existe y mejores resultados está dando.

Se suele pensar que el benchmarking consiste en espiar y copiar, pero lo cierto es que simplemente se trata de aprender de lo mejor que hacen los demás y aplicar lo aprendido, realizando los cambios que sean necesarios teniendo en cuenta las circunstancias y características propias.

Tipos de benchmarking

Generalmente, el benchmarking implica tomar como referencia aspectos o prácticas de otras empresas; sin embargo, también es común que implique tomar como referencia aspectos o prácticas de otros elementos de la propia empresa, tales como áreas o departamentos.

Teniendo en cuenta el elemento que toma como referencia, básicamente existen tres tipos de benchmarking:

Benchmarking interno

El benchmarking interno es aquél que se aplica dentro de una empresa; es decir, aquél en donde se toma como referencia aspectos o prácticas de divisiones, áreas o departamentos de la propia empresa o, en el caso de grupos empresariales conformados por varias empresas, aspectos o prácticas de una de estas.

Este tipo de benchmarking se suele aplicar cuando se quiere tomar como referencia aspectos o prácticas de una división, área o departamento de la empresa que, a diferencia de otras divisiones, áreas o departamentos, está obteniendo buenos resultados.

A diferencia del benchmarking competitivo en donde se recaba información fuera de la empresa, en el benchmarking interno se recaba información que se encuentra dentro de esta, por lo que suele ser mucho más fácil de aplicar.

Benchmarking competitivo

El benchmarking competitivo es aquél que se aplica con empresas competidoras; es decir, aquél en donde se toma como referencia aspectos o prácticas de empresas que compiten con la empresa.

Este tipo de benchmarking se suele aplicar cuando existen empresas competidoras que tienen una ventaja competitiva en un aspecto en donde se quiere mejorar, o superan a la empresa en dicho aspecto (por ejemplo, en el diseño del producto o en costos), o cuando se quiere tomar como referencia las prácticas de una empresa líder en el mercado.

El benchmarking competitivo es el más utilizado, pero el más difícil que aplicar ya que no siempre es fácil acceder a información de la competencia, a pesar de las diferentes fuentes de información que hoy en día existen, tales como empresas dedicadas a recopilar y compartir información de otras empresas.

Benchmarking funcional o genérico

El benchmarking funcional o genérico es aquél que se aplica con empresas que no son competidoras; es decir, aquél en donde se toma como referencia aspectos o prácticas de empresas que operan en un sector o mercado diferente al sector o mercado de la empresa.

Este tipo de benchmarking se suele aplicar cuando existe una empresa perteneciente a un sector diferente al de la empresa que cuenta con una gran reputación o es reconocida por algún aspecto en especial; por ejemplo, por su atención al cliente o su filosofía de trabajo.

Tal como en el caso del benchmarking competitivo, el benchmarking funcional tampoco es fácil de aplicar debido a la dificultad que existe para acceder a información de otras empresas, sobre todo si estas operan en un sector o mercado diferente al sector o mercado de la empresa.

¿Cómo aplicar el benchmarking?

Aplicar el benchmarking generalmente implica realizar un continuo seguimiento y evaluación de las empresas competidoras, especialmente las líderes, con el fin de identificar sus mejores aspectos o prácticas; sin embargo, también es común aplicar el benchmarking para determinados aspectos o prácticas en los cuales se quiere mejorar.

A continuación los pasos necesarios para aplicar este tipo de benchmarking:

1. Determinar los aspectos que van a ser sometidos a benchmarking

En primer lugar se determinan los aspectos o prácticas que van a ser sometidos a benchmarking; es decir, los aspectos o prácticas en donde se quiere mejorar, y se van a tomar como referencia de la competencia.

Algunos aspectos o prácticas que suelen ser objeto de benchmarking son:

• el producto (su diseño, su estilo, sus características, etc.).
• el servicio al cliente.
• las estrategias de precios.
• los procesos productivos.
• los métodos de trabajo.
• los canales de distribución.
• los puntos de ventas.
• las estrategias de promoción.
• las políticas.
• las páginas web.
• las redes sociales.

2. Seleccionar las empresas que se van a analizar

Una vez que se han determinado los aspectos que van a ser sometidos a benchmarking, se seleccionan las empresas que destaquen en lo que se quiere mejorar, y que se van a analizar.

Por ejemplo, si queremos mejorar nuestras ventas, podríamos seleccionar como empresas a analizar aquellas cuyas ventas sean mayores que las de nosotros o que mejores estrategias de ventas estén utilizando para nuestro tipo de producto.

3. Determinar la información que se va a recolectar

Una vez que se han seleccionado las empresas que se van a analizar, se determina la información sobre los aspectos que van a ser sometidos a benchmarking de las empresas seleccionadas, que se va a recolectar.

Por ejemplo, si vamos a someter la publicidad a benchmarking, la información a recolectar podría estar conformada por los medios publicitarios, mensajes publicitarios y promociones de ventas utilizados por las empresas que hemos seleccionado.

4. Recolectar la información

Una vez que se ha determinado la información que se va a recolectar, se hace efectiva la recolección de esta acudiendo a las fuentes de información y utilizando los métodos de recolección de información adecuados teniendo en cuenta el tipo de información a recolectar.

Algunas fuentes de información de la competencia comúnmente utilizadas al momento de aplicar el benchmarking son:

• sus locales comerciales.
• informes o reportes que han publicado.
• sus trabajadores.
• sus proveedores.
• sus distribuidores.
• sus clientes.
• sus páginas web.
• sus redes sociales.
• empresas dedicadas recopilar y compartir información de otras empresas.

Por ejemplo, si queremos recolectar información acerca del servicio al cliente ofrecido por las empresas que hemos seleccionado, podríamos visitar sus locales y observar la atención que brindan sus trabajadores, hacerle pequeñas entrevistas a sus clientes, o leer los comentarios publicados en sus perfiles de redes sociales.

5. Analizar la información

Una vez que se ha recolectado la información, se procede a analizarla comparando los aspectos de las empresas seleccionadas con los propios y con los de otras empresas, e identificando los mejores y los que también se podrían aplicar en la propia empresa.

Por ejemplo, en caso de analizar procesos de trabajo, compararíamos los procesos de trabajo de las empresas que hemos seleccionado con los nuestros y con los de otras empresas, e identificaríamos los mejores y los que nosotros también podríamos implementar en nuestra empresa teniendo en cuenta nuestros recursos y capacidades.

6. Adaptar los mejores aspectos

Finalmente, una vez que se ha analizado la información, se procede a tomar como referencia los mejores aspectos o prácticas de las empresas seleccionadas, y a adaptarlos a la propia empresa agregándoles mejoras.

Por ejemplo, una vez que hemos analizado la información e identificado las mejores características de los productos de las empresas que hemos seleccionado, las tomamos como referencia y las adaptamos a nuestro producto, tratando de superarlas y agregarles algo más que nos permita diferenciarnos.

Conclusiones

El benchmarking es una herramienta de gestión que consiste en identificar y tomar como referencia los mejores aspectos o prácticas de otras empresas, especialmente las líderes, e implementarlos en la propia empresa agregándole mejoras.

Básicamente existen tres tipos de benchmarking: el interno (se aplica dentro de la empresa), el competitivo (se aplica con empresas competidoras), y el funcional o genérico (se aplica con empresas que no son competidoras).

El proceso para aplicar el benchmarking implica determinar los aspectos que van a ser sometidos a benchmarking, seleccionar las empresas que se van a analizar, determinar la información que se va a recolectar, recolectar la información, analizarla y adaptar los mejores aspectos.

El benchmarking es una herramienta comúnmente utilizada por las empresas para ser más competitivas, al igual que otras herramientas tales como el empowerment, el outsourcing y la calidad total.