Cómo delegar en 10 pasos

Como empresarios, delegar nos ofrece diferentes ventajas, tales como permitirnos un mayor tiempo libre, aprovechar mejor las competencias de nuestros trabajadores, y lograr una mayor motivación y productividad en ellos.

Sin embargo, a pesar de las muchas ventajas que presenta, en ocasiones delegar puede ser para nosotros una tarea difícil de realizar, sobretodo por el temor a otorgarle facultades a un trabajador para que pueda tomar decisiones importantes o realizar funciones claves que podrían determinar el rumbo de la empresa.

Pero para que dejemos de ver el delegar como algo difícil de realizar, y así podamos aprovechar todas las ventajas y beneficios que presenta, veamos a continuación cómo delegar a través de diez pasos:

1. Determinar la necesidad de delegar

En primer lugar, determinamos la razón o las razones por la que vamos a delegar, podría ser, por ejemplo, para liberarnos de tantas funciones y tareas, para aprovechar mejor las competencias de nuestros trabajadores, parar lograr una mayor motivación en ellos, para lograr una mayor eficiencia en la ejecución de la tarea, etc.

2. Determinar la función o tarea a delegar

En segundo lugar pasamos determinar y a definir claramente cuál será la función o tarea que vamos a delegar. En el caso de las tareas, debemos procurar delegar tareas enteras a un trabajador en vez de subordinarla entre varios, de ese modo, otorgaremos responsabilidad total a cada trabajador, logrando una mayor iniciativa en él, y pudiendo nosotros realizar un mejor control de los resultados.

3. Delegar al trabajador indicado

El siguiente paso consiste en delegar la función o tarea al trabajador indicado. No debemos delegar a cualquier trabajador, sino solamente a aquél que cuente con las competencias necesarias para el cumplimiento de la función o tarea, que esté bien capacitado, pero que también muestre buen criterio para tomar decisiones, y alto grado de responsabilidad.

4. Proporcionar información necesaria

El siguiente paso consiste en proporcionarle al trabajador toda la información que necesite para que pueda cumplir la función o tarea de manera eficiente. Por ejemplo, éste debe comprender bien la función o tarea, debe saber cuáles son los objetivos o resultados esperados, y debe saber en qué plazo debe cumplirlos o en qué fecha debe presentarlos.

5. Capacitar

En caso de que el trabajador no esté muy familiarizado con la función o tarea, podría ser necesario brindarle entrenamiento o capacitación para el buen cumplimiento de ésta. Por ejemplo, nombrándole un tutor, contratando un entrenador o capacitador, o haciéndole tomar cursos externos sobre el tema.

6. Proveer recursos necesarios

Una vez que el trabajador cuente con toda la información y capacitación necesaria para el cumplimiento de la función o tarea, debemos asegurarnos de que cuente también con todos los recursos necesarios para el cumplimiento de éstos. Por ejemplo, debemos proveerle todas las herramientas de trabajo y provisiones adecuadas que requiera.

7. Controlar

El siguiente paso consiste en establecer los mecanismos que nos permitan controlar el desempeño del trabajador, procurando siempre no interferir, sino, dejando que éste tome sus propias decisiones y ponga en práctica sus propias ideas o métodos para la ejecución de la tarea.

8. Brindar retroalimentación

El siguiente paso consiste en establecer líneas directas de comunicación con el trabajador de tal manera que podamos responderle todas sus preguntas, brindarle toda la orientación que necesite, y proporcionarle toda la información que le permita saber si está realizando la función o tarea de manera correcta.

9. Evaluar

El siguiente paso consiste en evaluar el desempeño o los resultados obtenidos, para lo cual debemos previamente establecer los mecanismos que nos permitan realizar la evaluación, y luego evaluar permanentemente el desempeño del trabajador y, en el caso de las tareas, evaluar los resultados obtenidos.

10. Recompensar

Si el desempeño del trabajador no ha sido el correcto o los resultados obtenidos no cumplieron con las expectativas, debemos analizar los errores y las consecuencias; pero si el desempeño ha sido el correcto o los resultados sí cumplieron con las expectativas, pasamos a reconocer y recompensar al trabajador, por ejemplo, recompensándolo económicamente o delegándole nuevas funciones o tareas.