¿Qué es un flujo de caja y cómo hacer uno? (incluye estructura y ejemplos)
Un flujo de caja es un documento o informe financiero que muestra los flujos de ingresos y egresos de efectivo que ha tenido una empresa en un periodo de tiempo determinado.
El flujo de caja nos permite saber cómo una empresa ha obtenido y gastado su efectivo, y cuál es su efectivo disponible al final del periodo y así, por ejemplo, saber si puede comprar mercadería al contado o es necesario que solicite crédito.
En este artículo conoceremos qué es un flujo de caja o flujo de efectivo, cuál es su utilidad o importancia, y cómo hacer uno paso a paso con la ayuda de ejemplos.
El flujo de caja nos permite saber si una empresa está transformando sus utilidades en efectivo y, por tanto, si es solvente.
En este artículo encontrarás:
¿Qué es un flujo de caja?
Un flujo de caja (también conocido como flujo de efectivo, flujo de liquidez o cash flow) es un documento o informe financiero que muestra los flujos de ingresos y egresos de efectivo (dinero en efectivo) que ha tenido una empresa durante un periodo de tiempo determinado.
Ejemplos de ingresos de efectivo son el cobro de facturas, el rendimiento de inversiones, los préstamos obtenidos, etc.; mientras que ejemplos de egresos de efectivo son el pago de facturas, el pago de sueldos, el pago de servicios básicos, el pago de impuestos, el pago de préstamos, el pago de intereses, etc.
La diferencia entre los ingresos y los egresos de efectivo se conoce como saldo, el cual puede ser favorable (cuando los ingresos son mayores que los egresos) o desfavorable (cuando los ingresos son menores que los egresos).
Algo importante que destacar es que, a diferencia del estado de resultados, el flujo de caja muestra el dinero que realmente ingresa o sale de «caja»; por ejemplo, registra el pago (desembolso de dinero) de una compra, pero no la depreciación de un activo, el cual implica un gasto, pero no una salida de efectivo.
En cuanto a los periodos de tiempo que abarcan los flujos de efectivo de un flujo de caja, estos suelen ser anuales, aunque también es común encontrar flujos de caja con flujos mensuales, semanales y hasta diarios dependiendo del tamaño de la empresa y de sus necesidades.
Estructura y ejemplo de un flujo de caja
No existe una estructura o formato estándar de un flujo de caja que todas las empresas utilicen por igual; sin embargo, en general todos los flujos de caja son lo suficientemente similares como para que cualquier persona pueda comparar el flujo de caja de una empresa con el de otra.
Una estructura común y ejemplo de un flujo de caja es el siguiente:
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| INGRESOS | ||||
| Cuentas por cobrar | 34000 | 86200 | 88800 | 90800 |
| TOTAL INGRESOS | 34000 | 86200 | 88800 | 90800 |
| EGRESOS | ||||
| Cuentas por pagar | 23500 | 49000 | 50500 | 51000 |
| Gastos administrativos | 10200 | 10560 | 10800 | 11040 |
| Gastos de ventas | 6800 | 7040 | 7200 | 7360 |
| Pago de impuestos | 3080 | 2710 | 3260 | 2870 |
| TOTAL EGRESOS | 43580 | 69310 | 71760 | 72270 |
| SALDO DE FLUJO DE CAJA | -9580 | 16890 | 17040 | 18530 |
Algunas observaciones de esta estructura o ejemplo de flujo de caja son:
- la diferencia entre el total de ingresos (o total de ingresos de efectivo) y el total de egresos (o total de egresos de efectivo) nos da el saldo de flujo de caja, que es el dinero en efectivo que la empresa tiene disponible al final del periodo correspondiente.
- en este ejemplo el saldo de flujo de caja del mes de enero fue negativo, lo cual significa que hubieron más egresos que ingresos de efectivo.
- en este ejemplo los periodos que abarcan los flujos de efectivo son mensuales (enero, febrero, marzo y abril).
En ocasiones, con el fin de llevar un mejor control del saldo de flujo de caja, este se va agregando al siguiente periodo, quedando la parte final de la estructura: saldo + caja inicial = caja final (disponible):
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| INGRESOS | ||||
| Cuentas por cobrar | 34000 | 86200 | 88800 | 90800 |
| TOTAL INGRESOS | 34000 | 86200 | 88800 | 90800 |
| EGRESOS | ||||
| Cuentas por pagar | 23500 | 49000 | 50500 | 51000 |
| Gastos administrativos | 10200 | 10560 | 10800 | 11040 |
| Gastos de ventas | 6800 | 7040 | 7200 | 7360 |
| Pago de impuestos | 3080 | 2710 | 3260 | 2870 |
| TOTAL EGRESOS | 43580 | 69310 | 71760 | 72270 |
| SALDO | -9580 | 16890 | 17040 | 18530 |
| CAJA INICIAL | 0 | -9580 | 7310 | 24350 |
| CAJA FINAL | -9580 | 7310 | 24350 | 42880 |
Algunas observaciones de esta estructura o ejemplo de flujo de caja son:
- la diferencia entre el total de ingresos (o total de ingresos de efectivo) y el total de egresos (o total de egresos de efectivo) nos da el saldo (o saldo de flujo de caja).
- la suma del saldo y la caja inicial nos da la caja final.
- el monto de caja final pasa a ser parte de la caja inicial del siguiente periodo.
Asimismo, cuando una empresa ha obtenido un préstamo y luego paga cuotas por este, el préstamo pasa a ser parte de los ingresos de efectivo, y las cuotas pasan a ser parte de los egresos de efectivo, pero para un mejor análisis estas suelen incluirse en la partida servicio de la deuda.
Por ejemplo, suponiendo que la empresa del ejemplo de flujo de caja que hemos estado viendo obtuvo en enero un préstamo de US$40 000, y luego pagó cuotas mensuales de US$5 000 por este, la nueva estructura del flujo de caja sería la siguiente:
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| INGRESOS | ||||
| Cuentas por cobrar | 34000 | 86200 | 88800 | 90800 |
| Préstamos | 40000 | |||
| TOTAL INGRESOS | 74000 | 86200 | 88800 | 90800 |
| EGRESOS | ||||
| Cuentas por pagar | 23500 | 49000 | 50500 | 51000 |
| Gastos administrativos | 10200 | 10560 | 10800 | 11040 |
| Gastos de ventas | 6800 | 7040 | 7200 | 7360 |
| Pago de impuestos | 3080 | 2710 | 3260 | 2870 |
| TOTAL EGRESOS | 43580 | 69310 | 71760 | 72270 |
| FLUJO NETO ECONÓMICO | 30420 | 16890 | 17040 | 18530 |
| Servicio de la deuda | 5000 | 5000 | 5000 | |
| FLUJO NETO FINANCIERO | 30420 | 11890 | 12040 | 13530 |
Algunas observaciones de esta estructura o ejemplo de flujo de caja son:
- el préstamo de US$40 000 es un dinero en efectivo que ingresa a la empresa por lo que pasa a ser parte de los ingresos de efectivo.
- las cuotas de US$5 000 que la empresa paga por la deuda adquirida pasan a ser parte de los egresos de efectivo, pero para un mejor análisis se incluyen en la partida servicio de la deuda.
- la diferencia entre el total de ingresos (o total de ingresos de efectivo) y el total de egresos (o total de egresos de efectivo) nos da el flujo neto económico (o flujo de caja económico).
- la diferencia entre el flujo neto económico y el servicio de la deuda nos da el flujo neto financiero (o flujo de caja financiero).
El flujo de caja proyectado
Tal como hemos mencionado, el flujo de caja muestra los flujos de ingresos y egresos de efectivo que ha tenido una empresa durante un periodo de tiempo determinado; sin embargo, también es posible que un flujo de caja muestre los flujos de ingresos y egresos de efectivo que una empresa espera tener para un periodo de tiempo determinado.
En este caso, el flujo de caja se conoce como flujo de caja proyectado (o presupuesto de efectivo) ya que efectivamente muestra una proyección de los ingresos y egresos de efectivo que la empresa espera tener para un periodo de tiempo determinado, y no los que ingresos y egresos de efectivo que ya ha tenido.
¿Cuál es la utilidad o importancia de un flujo de caja?
Junto con el estado de resultados y el balance general, el flujo de caja es uno de los tres principales estados financieros que se utilizan para analizar financieramente una empresa.
Siendo específicos, el flujo de caja, al mostrarnos las entradas y salidas de efectivo que ha tenido una empresa durante un periodo de tiempo determinado, nos permite saber cómo una empresa ha obtenido y gastado su efectivo, y cuál es su efectivo disponible al final del periodo y así, por ejemplo:
- determinar cuánto se puede comprar de mercadería.
- determinar si es necesario reducir los gastos (cuando hay un déficit de efectivo).
- determinar si es posible comprar al contado (cuando hay un excedente de efectivo) o es necesario o preferible solicitar crédito (cuando hay un déficit de efectivo).
- determinar si es necesario o preferible cobrar al contado (cuando hay un déficit de efectivo) o es posible otorgar créditos (cuando hay un excedente de efectivo).
- determinar si es posible pagar las deudas a su fecha de vencimiento o es necesario pedir un refinanciamiento o un nuevo financiamiento (cuando hay un déficit de efectivo).
- determinar si se tiene un excedente de efectivo suficiente como para poder invertirlo, por ejemplo, en la adquisición de nueva maquinaria o en algún activo o instrumento financiero.
- determinar si es necesario aumentar el efectivo disponible, por ejemplo, para una eventual oportunidad de inversión.
Por ejemplo, en el caso del ejemplo de flujo de caja que vimos anteriormente:
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| INGRESOS | ||||
| Cuentas por cobrar | 34000 | 86200 | 88800 | 90800 |
| Préstamos | 40000 | |||
| TOTAL INGRESOS | 74000 | 86200 | 88800 | 90800 |
| EGRESOS | ||||
| Cuentas por pagar | 23500 | 49000 | 50500 | 51000 |
| Gastos administrativos | 10200 | 10560 | 10800 | 11040 |
| Gastos de ventas | 6800 | 7040 | 7200 | 7360 |
| Pago de impuestos | 3080 | 2710 | 3260 | 2870 |
| TOTAL EGRESOS | 43580 | 69310 | 71760 | 72270 |
| FLUJO NETO ECONÓMICO | 30420 | 16890 | 17040 | 18530 |
| Servicio de la deuda | 5000 | 5000 | 5000 | |
| FLUJO NETO FINANCIERO | 30420 | 11890 | 12040 | 13530 |
A modo de análisis, podríamos decir que la empresa presenta un excedente de efectivo (una buena liquidez), lo cual podría aprovechar en la compra de mayor mercadería o en invertir en nueva maquinaria o en activos o instrumentos financieros.
El flujo de caja suele ser elaborado por el área de finanzas o de contabilidad, o el contador de la empresa al momento de llevar la contabilidad de esta, o cuando es requerido por los directivos de la empresa para analizar financieramente esta.
En el caso del flujo de caja proyectado, al mostrarnos las futuras entradas y salidas de efectivo que tendrá una empresa para un periodo de tiempo determinado, nos permite saber cómo una empresa obtendrá y gastará su efectivo, y cuál será su efectivo disponible al final del periodo y así, por ejemplo:
- anticiparnos a un futuro déficit (o falta) de efectivo y así, por ejemplo, poder tomar la decisión de buscar financiamiento oportunamente.
- prever un excedente de efectivo y así, por ejemplo, poder tomar la decisión de invertirlo en la adquisición de nueva maquinaria.
- establecer una base sólida para sustentar el requerimiento de un préstamo, por ejemplo, al presentar el flujo de caja proyectado ante un banco o entidad financiera.
El flujo de caja proyectado (o presupuesto de efectivo) suele hacerse al momento de hacer los presupuestos de una empresa, al momento de solicitar un préstamo (ya que suele ser un documento que los bancos y demás entidades financieras suelen pedirnos para saber si seremos capaces de pagar la deuda oportunamente, y así evaluar si otorgarnos o no el préstamo), y al momento de hacer un plan de negocios (ya que suele ser un elemento importante de este).
¿Cómo hacer un flujo de caja?
Para hacer el flujo de caja de una empresa es necesario saber cuáles han sido los ingresos y egresos de efectivo que ha tenido durante un periodo de tiempo determinado.
Los ingresos y egresos de efectivo de una empresa se obtienen al llevar la contabilidad de esta, razón por la cual el flujo de caja suele ser elaborado por el área de finanzas o de contabilidad, o el contador de la empresa; aunque en realidad puede ser elaborado por cualquier persona que cuente con esta información.
Solo es cuestión de incluir los ingresos y egresos de efectivo que ha tenido la empresa en las partidas correspondientes, y luego restar el total de egresos de efectivo al total de ingresos de efectivo para obtener el efectivo disponible.
En el caso de un flujo de caja proyectado, para hacer este es necesario contar con la proyección de los ingresos y egresos de efectivo que se espera que la empresa tenga para un periodo de tiempo determinado, pudiendo ser necesario hacer previamente otros presupuestos.
A continuación algunos ejemplos de cómo hacer un flujo de caja proyectado:
Ejemplo #1
Suponiendo una empresa productora o manufacturera que cuenta con los siguientes datos:
- las proyecciones de ventas son: enero: US$85 000, febrero: US$88 000, marzo: US$90 000, y abril: US$92 000.
- las proyecciones de la compra de insumos son: enero: US$47 000, febrero: US$51 000, marzo: US$50 000, y abril: US$52 000.
- las ventas se cobran el 40% al contado y el 60% al crédito a 30 días.
- las compras se pagan el 50% al contado y el 50% al crédito a 30 días.
- se obtiene un préstamo del banco por US$40 000, el cual se debe pagar en cuotas de US$5 000 mensuales.
- los gastos de administración y de ventas corresponden al 20% de las proyecciones de ventas.
- las proyecciones del pago de impuestos son: enero: US$3 080, febrero: US$2 710, marzo: US$3 260, y abril: US$2 870.
Para elaborar el flujo de caja proyectado de esta empresa, en primer lugar debemos elaborar el presupuesto de cuentas por cobrar, ya que el total de las ventas no se cobran el mismo mes en que se realizan, sino que se cobran un 40% el mes en que se realizan y el 60% restante al mes siguiente, y al elaborar un flujo de caja, tal como hemos mencionado, debemos registrar el efectivo que realmente ingresa o sale de la empresa:
Presupuesto de cuentas por cobrar
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Ventas al contado (40%) | 34000 | 35200 | 36000 | 36800 |
| Ventas al crédito a 30 días (60%) | 51000 | 52800 | 54000 | |
| TOTAL | 34000 | 86200 | 88800 | 90800 |
Nota: las cuentas por cobrar son la suma de dinero que los clientes adeudan a la empresa por productos o servicios que les han comprado, pero que aún no han pagado.
Una vez que hemos elaborado el presupuesto de cuentas por cobrar, procedemos a elaborar el presupuesto de cuentas por pagar ya que, igualmente, las compras no se pagan el mismo mes en que se realizan, sino que se pagan un 50% en el mes en que se realizan y el 50% restante al mes siguiente.
Presupuesto de cuentas por pagar
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Compras al contado (50%) | 23500 | 25500 | 25000 | 26000 |
| Compras al crédito (50%) | 23500 | 25500 | 25000 | |
| TOTAL | 23500 | 49000 | 50500 | 51000 |
Nota: las cuentas por pagar son la suma de dinero que la empresa adeuda a sus proveedores por insumos o productos que ha recibido, pero que aún no ha pagado.
Finalmente, asegurándonos de contar con todos los datos necesarios, procedemos a elaborar el flujo de caja proyectado.
Flujo de caja proyectado
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| INGRESOS | ||||
| Cuentas por cobrar | 34000 | 86200 | 88800 | 90800 |
| Préstamos | 40000 | |||
| TOTAL INGRESOS | 74000 | 86200 | 88800 | 90800 |
| EGRESOS | ||||
| Cuentas por pagar | 23500 | 49000 | 50500 | 51000 |
| Gastos de adm. y de ventas | 17000 | 17600 | 18000 | 18400 |
| Pago de impuestos | 3080 | 2710 | 3260 | 2870 |
| TOTAL EGRESOS | 43580 | 69310 | 71760 | 72270 |
| FLUJO NETO ECONÓMICO | 30420 | 16890 | 17040 | 18530 |
| Servicio de la deuda | 5000 | 5000 | 5000 | |
| FLUJO NETO FINANCIERO | 30420 | 11890 | 12040 | 13530 |
Ejemplo #2
Supongamos que nos piden elaborar el flujo de caja proyectado de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos) para el periodo de los cuatro primeros meses del año. Los datos que tenemos son los siguientes:
- se pronostica ventas de 300 unidades para el mes enero y un aumento del 10% a partir de febrero.
- el precio de venta es de US$20.
- el cobro de las ventas se realiza el 60% al contado y el 40% al crédito a 30 días.
- se pronostica compras de mercadería de 310 unidades para el mes de enero y un aumento del 10% a partir de febrero.
- el precio de compra es de US$15.
- los proveedores permiten pagar la mercadería el 50% al contado y el 50% restante a crédito a 30 días.
- se estiman gastos por remuneraciones del personal administrativo, alquileres, seguros y servicios por US$250 mensuales (gastos administrativos).
- se estiman gastos por remuneraciones del personal de ventas, comisiones, promoción y publicidad por US$230 mensuales (gastos de ventas).
- el negocio cuenta con mobiliario y equipo que se deprecia en US$50 al mes.
- se obtiene un préstamo por US$2 100 el cual debe ser pagado a partir de febrero en amortizaciones constantes de US$700 e intereses de US$504 en febrero, US$336 en mazo, y US$168 en abril.
- el pago por impuestos por concepto de renta es del 2% de la utilidad disponible.
En este ejemplo, antes de elaborar el flujo de caja proyectado, debemos elaborar los presupuestos de ventas y de cuentas por cobrar ya que las ventas no se cobran el mismo mes en que se realizan, sino que se cobran un 60% en el mes que se realizan y el 40% restante al mes siguiente, y el flujo de caja muestra el efectivo que realmente ingresa o sale de la empresa.
Presupuesto de ventas
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Unidades | 300 | 330 | 363 | 399 |
| Precio de venta | 20 | 20 | 20 | 20 |
| TOTAL | 6000 | 6600 | 7260 | 7986 |
Nota: las ventas empiezan en 300 unidades en enero y luego tiene un aumento constante del 10%.
Presupuesto de cuentas por cobrar
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Ventas al contado (60%) | 3600 | 3960 | 4356 | 4791.60 |
| Ventas al crédito a 30 días (40%) | 2400 | 2640 | 2904 | |
| TOTAL | 3600 | 6360 | 6996 | 7695.60 |
Nota: de las ventas de US$6 000 hechas en enero, cobramos el 60% (US$3 600) al contado y el 40% (US$2 400) al crédito a 30 días; lo mismo para los demás meses.
Una vez elaborados los presupuestos de ventas y de cuentas por cobrar, debemos elaborar los presupuestos de compras y de cuentas por pagar, ya que, igualmente, las compras no se pagan el mismo mes en que se realizan, sino que se pagan un 50% en el mes que se realizan y el 50% restante al mes siguiente.
Presupuesto de compras
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Unidades | 310 | 341 | 375 | 413 |
| Precio de compra | 15 | 15 | 15 | 15 |
| TOTAL | 4650 | 5115 | 5626.50 | 6189.15 |
Nota: las compras empiezan en 310 unidades en enero y luego tienen un aumento constante del 10%.
Presupuesto de cuentas por pagar
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Compras al contado (50%) | 2325 | 2557.50 | 2813.25 | 3094.58 |
| Compras al crédito a 30 días (50%) | 2325 | 2557.50 | 2813.25 | |
| TOTAL | 2325 | 4882.50 | 5370.75 | 5907.83 |
Nota: de las compras de US$4 650 hechas en enero, pagamos el 50% (US$2 325) al contado y el 50% restante (US$2 325) al crédito al crédito a 30 días; lo mismo para los demás meses.
Una vez elaborados los presupuestos de compras y de cuentas por pagar, procedemos a elaborar el estado de resultados proyectado (o presupuesto operativo), ya que es necesario determinar el monto que se debe pagar por concepto de impuestos.
Estado de resultados proyectado
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Ventas | 6000 | 6600 | 7260 | 7986 |
| Costo de ventas | 4650 | 5115 | 5626.50 | 6189.15 |
| UTILIDAD BRUTA | 1350 | 1485 | 1633.50 | 1796.85 |
| Gastos administrativos | 250 | 250 | 250 | 250 |
| Gastos de ventas | 230 | 230 | 230 | 230 |
| Depreciación | 50 | 50 | 50 | 50 |
| UTILIDAD OPERATIVA | 820 | 955 | 1103.50 | 1266.85 |
| Intereses | 504 | 336 | 168 | |
| UTILIDAD ANTES DE IMP. | 820 | 451 | 767.50 | 1098.85 |
| Impuestos (2%) | 16.40 | 9.02 | 15.35 | 21.98 |
| UTILIDAD NETA | 803.60 | 441.98 | 752.15 | 1076.87 |
Finalmente, asegurándonos de contar con toda la información necesaria, procedemos a elaborar el flujo de caja proyectado.
Flujo de caja proyectado
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| INGRESOS | ||||
| Cuentas por cobrar | 3600 | 6360 | 6996 | 7695.60 |
| Préstamos | 2100 | |||
| TOTAL INGRESOS | 5700 | 6360 | 6996 | 7695.60 |
| EGRESOS | ||||
| Cuentas por pagar | 2325 | 4882.50 | 5370.75 | 5907.83 |
| Gastos administrativos | 250 | 250 | 250 | 250 |
| Gastos de ventas | 230 | 230 | 230 | 230 |
| Pago de impuestos | 16.40 | 9.02 | 15.35 | 21.98 |
| TOTAL EGRESOS | 2821.40 | 5371.52 | 5866.10 | 6409.80 |
| FLUJO DE CAJA ECONÓMICO | 2878.60 | 988.48 | 1129.90 | 1285.80 |
| Amortización | 700 | 700 | 700 | |
| Intereses | 504 | 336 | 168 | |
| FLUJO DE CAJA FINANCIERO | 2878.60 | -215.52 | 93.90 | 417.80 |