Cómo organizar un evento de empresa

Si te encuentras en la situación de querer organizar un evento de empresa (también conocido como evento corporativo o evento empresarial), te presentamos a continuación un proceso conformado por 6 pasos que te ayudará a organizar un evento que cumpla con tus objetivos y te permita crear una buena impresión en tus invitados.

1. Establecer objetivos

El primer paso para organizar un evento de empresa es determinar cuáles son los objetivos del evento, es decir, cuáles son las razones por las que se va a organizar el evento.

Algunos ejemplos de objetivos podrían ser el promocionar el lanzamiento de un nuevo producto, el promocionar la apertura de un nuevo local comercial, fortalecer la imagen institucional, motivar a los trabajadores, fomentar el trabajo en equipo, etc.

2. Determinar el tipo de evento

En base a los objetivos establecidos, se procede a determinar el tipo de evento que se realizará.

Existen diferentes tipos de eventos de empresa, existen del tipo promocional tales como exhibiciones o inauguraciones, del tipo académico tales como seminarios o conferencias, del tipo gastronómico tales como cocteles o almuerzos, del tipo deportivo tales como campeonatos o clases gratuitas, o del tipo recreacional tales como viajes o campamentos.

3. Elaboración del plan de evento

Una vez determinado el tipo de evento que se realizará se procede a elaborar el plan del evento.

Es recomendable que el plan de evento se elabore con varios meses de anticipación aunque ello dependerá de la envergadura del evento.

En el plan de evento se debe especificar por escrito lo siguiente:

• fecha y hora del evento: se debe tener en cuenta la disponibilidad de los invitados, la cercanía con eventos de similar envergadura, entre otros aspectos.
• lugar del evento: se debe buscar un lugar con las condiciones apropiadas teniendo en cuenta el tipo de evento que se realizará y el concepto que se quiere de éste.
• presupuesto: cuál será la inversión total de la organización del evento.
• cronograma de actividades previas al evento: un cronograma con las actividades que se realizarán para la preparación del evento.
• cronograma de actividades durante el evento: un cronograma con las actividades que se realizarán el día del evento.

4. Preparación del evento

El siguiente paso consiste en hacer los preparativos del evento, basándose en el cronograma de actividades previas al evento que se había elaborado en el plan de evento.

Algunas actividades a realizar podrían incluir la contratación del personal necesario, la capacitación de los trabajadores que participarán en el evento, el alquiler de las instalaciones y equipos, el decorado de las instalaciones, el diseño y la distribución de las invitaciones, la promoción del evento, la búsqueda de auspiciadores, etc.

5. Desarrollo del evento

Un día antes de la fecha del evento se recomienda revisar los últimos detalles, lo cual podría incluir revisar las instalaciones y equipos, repasar los puestos y las tareas de los participantes, repasar la ubicación de los invitados, etc.

Y una vez llegada la fecha del evento se procede al desarrollo del mismo, basándose en el cronograma de actividades durante el evento que se había elaborado en el plan de evento.

Algunas actividades a realizar podrían incluir la bienvenida de los invitados, la presentación de los expositores, la coordinación con el equipo técnico, la supervisión del personal, el control de la seguridad, la distribución de los alimentos y bebidas, etc.

6. Evaluación del evento

Finalmente, una vez terminado el evento se procede a la evaluación del mismo.

En primer lugar se debe realizar un informe sobre los sucesos importantes acontecidos durante el evento, y luego, evaluar si se cumplieron con los objetivos propuestos, si los resultados fueron satisfactorios, si se creó una buena impresión en los invitados o asistentes, si el presupuesto fue sustentado, etc.