El programa de compras
El programa o política de compras de una empresa hace referencia a la programación de las compras que le vamos a hacer a nuestros proveedores, para un periodo de tiempo determinado, de los insumos o productos que vamos a necesitar para la producción o comercialización de nuestros productos (bienes o servicios).
El programa de compras debe tomar en cuenta, además de la cantidad de productos que vamos a producir o comercializar, nuestra capacidad financiera, administrativa, logística, y de disposición o capacidad física de los almacenes.
Para determinar el programa de compras, podemos hacer uso de los siguientes métodos:
Lote económico
Las compras de acuerdo con esta política se basan en establecer un lote de pedido que minimice el costo de administración de los inventarios.
Para hallar el lote económico utilizamos la siguiente fórmula:
| Xopt = √(2DCp/pCm) |
Donde:
Xopt: Lote económico de compra (unid/pedido)
D: Demanda (unid/año)
Cp: Costo de pedido
p: Precio unitario
Cm: Costo de mantenimiento de existencias (%)
El costo total de administración de las existencias (CT) se calcula:
CT = (DCp/Xopt) + (Xopt/2) x pCm
Veamos un ejemplo:
Una empresa incurre en un gasto de mantenimiento de 10% anual del valor de la inversión en inventarios y $15 por cada pedido realizado; el valor de cada artículo es de $4.
La demanda es la siguiente:
| Ene | Feb | Mar | Abr | May | Jun | Jul | Ago | Set | Oct | Nov | Dic |
| 1300 | 1100 | 1950 | 1300 | 2980 | 2500 | 3120 | 2500 | 2350 | 2750 | 1200 | 2100 |
Establecer el programa de necesidades (unid/mes).
Demanda anual: 25150 unid.
Xopt = √((2 x 25150 x 15)/(4 x 0.1))
Xopt = 1373.41 unid/pedido
El costo total sería:
CT = (25150 x 15)/1373 + (1373/2) x 4 x 0.1 = $549.36 al año
| Demanda | Stock Inic. | Compra | Stock Fin. | |
| enero | 1300 | 0 | 1373 | 73 |
| febrero | 1100 | 73 | 1373 | 346 |
| marzo | 1950 | 346 | 2746 | 1142 |
| abril | 1300 | 1142 | 1373 | 1215 |
| mayo | 2980 | 1215 | 2746 | 981 |
| junio | 2500 | 981 | 2746 | 1227 |
| julio | 3120 | 1227 | 2746 | 853 |
| agosto | 2500 | 853 | 2746 | 1099 |
| septiembre | 2350 | 1099 | 1373 | 122 |
| octubre | 2750 | 122 | 2746 | 118 |
| noviembre | 1200 | 118 | 1373 | 291 |
| diciembre | 2100 | 291 | 2746 | 937 |
Para establecer un programa de compras de lote óptimo, se compra cada vez que sea necesario el lote óptimo.
Como se aprecia en algunos meses, compramos el doble del lote económico.
De acuerdo con el movimiento de inventario, observamos cómo varía el nivel de existencias y, según esto, más la proyección de la demanda futura, se decide colocar órdenes de compra por pedidos de 1373 o de 2746 unidades.
Lote por lote
En este programa se compra cada mes la cantidad exacta que se necesita, en este caso, se trabaja sin existencias, y se depende del proveedor y de su eficiencia en el abastecimiento.
| Demanda | Stock Inic. | Compra | Stock Fin. | |
| enero | 1300 | 1300 | ||
| febrero | 1100 | 1100 | ||
| marzo | 1950 | 1950 | ||
| abril | 1300 | 1300 | ||
| mayo | 2980 | 2980 | ||
| junio | 2500 | 2500 | ||
| julio | 3120 | 3120 | ||
| agosto | 2500 | 2500 | ||
| septiembre | 2350 | 2350 | ||
| octubre | 2750 | 2750 | ||
| noviembre | 1200 | 1200 | ||
| diciembre | 2100 | 2100 |
Cantidad fija de reorden
En esta política se determina un lote de compra, el que podrá estar definido por capacidad de transporte, facilidad de embalaje y presentación. Muchas veces se debe a factores externos, a la empresa o a especificaciones del proveedor.
Supongamos que el proveedor puede abastecer en lotes de 4000 unidades. En este caso, la empresa tiene que adecuarse a las condiciones impuestas por el proveedor.
| Demanda | Stock Inic. | Compra | Stock Fin. | |
| enero | 1300 | 0 | 4000 | 2700 |
| febrero | 1100 | 2700 | 1600 | |
| marzo | 1950 | 1600 | 4000 | 3650 |
| abril | 1300 | 3650 | 2350 | |
| mayo | 2980 | 2350 | 4000 | 3370 |
| junio | 2500 | 3370 | 870 | |
| julio | 3120 | 870 | 4000 | 1750 |
| agosto | 2500 | 1750 | 4000 | 3250 |
| septiembre | 2350 | 3250 | 900 | |
| octubre | 2750 | 900 | 4000 | 2150 |
| noviembre | 1200 | 2150 | 950 | |
| diciembre | 2100 | 950 | 4000 | 2850 |
Periodo fijo de reposición
En esta política se determina revisar las existencias en una fecha determinada, y se ordena reponer para un determinado periodo. Generalmente se define con base en los intereses de la empresa (liquidez, capacidad de almacenamiento y otros aspectos).
Por capacidad financiera, la empresa debe realizar sus adquisiciones para dos meses de operación, por lo tanto, se harán pedidos equivalentes a la suma de la demanda para dos meses consecutivos.
Por ejemplo, el primer periodo se hará de acuerdo con la demanda del primer bimestre, esto es: 1300 + 1100 = 2400 unid.
| Demanda | Stock Inic. | Compra | Stock Fin. | |
| enero | 1300 | 0 | 2400 | 1100 |
| febrero | 1100 | 1100 | 0 | |
| marzo | 1950 | 0 | 3250 | 1300 |
| abril | 1300 | 1300 | 0 | |
| mayo | 2980 | 0 | 5480 | 2500 |
| junio | 2500 | 2500 | 0 | |
| julio | 3120 | 0 | 5620 | 2500 |
| agosto | 2500 | 2500 | 0 | |
| septiembre | 2350 | 0 | 5100 | 2750 |
| octubre | 2750 | 2750 | 0 | |
| noviembre | 1200 | 0 | 3300 | 2100 |
| diciembre | 2100 | 2100 | 0 |