¿Qué es un estado de resultados y cómo hacer uno? (incluye estructura y ejemplos)
Un estado de resultados es un documento o informe financiero que muestra los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ha tenido o generado una empresa durante un periodo de tiempo determinado.
El estado de resultados nos permite analizar los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ha tenido o generado una empresa y así, por ejemplo, saber si está generando suficientes ingresos o gastando demasiado.
En este artículo conoceremos qué es un estado de resultados o estado de ganancias y pérdidas, cuál es su utilidad o importancia, y cómo hacer uno paso a paso con la ayuda de ejemplos.
El estado de resultados nos permite saber si una empresa está generando utilidades y, por tanto, si es rentable.
¿Qué es un estado de resultados?
Un estado de resultados (también conocido como estado de ganancias y pérdidas, cuenta de resultados o cuenta de ganancias y pérdidas) es un documento o informe financiero que muestra detalladamente los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ha tenido o generado una empresa durante un periodo de tiempo determinado.
Ejemplos de ingresos son las ventas, los dividendos, los ingresos financieros, etc.; mientras que ejemplos de gastos son la compra de mercadería, los gastos de personal, los gastos financieros, los alquileres, los seguros, las depreciaciones, los impuestos, etc.
El beneficio o pérdida es el resultado de la diferencia entre los ingresos y los gastos.
| Ingresos – Gastos = Beneficio o Pérdida |
Hay beneficio cuando los ingresos son mayores que los gastos, y hay pérdida cuando los gastos son mayores que los ingresos.
Si el balance general es como una «fotografía» que muestra cuál es la situación financiera de una empresa en un momento determinado, el estado de resultados es como una «película» que muestra cómo le ha ido financieramente a una empresa durante un periodo de tiempo determinado.
Asimismo, a diferencia del flujo de caja que muestra los cobros y los pagos que ha tenido una empresa, el estado de resultados muestra los ingresos y los gastos que ha tenido una empresa en el momento en que se producen, independientemente del momento en que se hacen efectivos los cobros o los pagos (su elaboración se basa en el principio contable de devengado).
Por ejemplo, si una empresa vende un producto, el estado de resultados registra los ingresos por la venta en el momento en que esta se realiza, aun cuando la venta no se cobre inmediatamente; o si la empresa compra mercadería, el estado de resultados registra los gastos por la compra en el momento en que esta se produce, aun cuando la mitad de la compra se pague meses después.
En cuanto al periodo de tiempo que comprende un estado de resultados, este suele corresponder al tiempo que dura el ejercicio económico de una empresa, el cual suele de ser un año; aunque debido a que el estado de resultados se trata de un documento flexible, además de elaborarse estados de resultados anuales, también se suelen elaborar estados de resultados mensuales y trimestrales.
Estructura y ejemplo de un estado de resultados
No existe una estructura o formato estándar de un estado de resultados que todas las empresas utilicen por igual; sin embargo, en general todos los estados de resultados tienen una estructura lo suficientemente similar como para que cualquiera persona pueda comparar el estado de resultados de una empresa con el de otra.
Una estructura común y ejemplo de un estado de resultados es el siguiente:
| Ventas netas | 160000 |
| Costo de ventas | 120000 |
| UTILIDAD BRUTA | 40000 |
| Gastos administrativos | 5000 |
| Gastos de ventas | 4000 |
| Depreciación | 1000 |
| UTILIDAD OPERATIVA | 30000 |
| Gastos financieros | 3000 |
| UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS | 27000 |
| Impuestos | 8100 |
| UTILIDAD NETA | 18900 |
A continuación veamos la explicación de cada una de las cuentas que conforman esta estructura o ejemplo de estado de resultados:
- Las ventas netas son las ventas obtenidas por la empresa luego de haber descontado las devoluciones y los descuentos.
- El costo de ventas incluye los costos incurridos en la adquisición de mercadería (en caso de tratarse de una empresa comercializadora), los costos incurridos dentro del proceso de producción (en caso de tratarse de una empresa productora o industrial. En este caso la cuenta se denominaría costo de producción), o los costos incurridos en la prestación de servicios (en caso de tratarse de una empresa de servicios).
- La utilidad bruta, también llamada margen de contribución, es el resultado de la diferencia entre las ventas netas y el costo de ventas.
- Los gastos administrativos o gastos de administración comprenden los gastos relacionados con las actividades de gestión; por ejemplo, los gastos laborales (sueldos, gratificaciones, seguros) de los gerentes, administradores y auxiliares, los alquileres, los materiales y útiles de oficina, la electricidad, el agua, etc.
- Los gastos de ventas comprenden los gastos relacionados con las actividades de comercialización de los productos; por ejemplo, los gastos laborales (sueldos, gratificaciones, comisiones) del jefe de ventas y los vendedores, la publicidad, el impuesto a las ventas, los empaques, el transporte, el almacenamiento, etc.
- La depreciación es la disminución del valor en el tiempo de los activos con los que cuenta la empresa; por ejemplo, de las edificaciones, la maquinaria, los equipos, los muebles, los vehículos, etc.
- La utilidad operativa, también llamada utilidad antes de intereses e impuestos, es el resultado de la diferencia entre la utilidad bruta y los gastos operativos (gastos administrativos y gastos de ventas), y la depreciación.
- Los gastos financieros o intereses son los gastos relacionados con el pago de intereses por las deudas asumidas.
- La utilidad antes de impuestos es el resultado de la diferencia entre la utilidad operativa y los gastos financieros.
- Los impuestos, también llamados impuestos a las utilidades o impuesto a la renta, son los impuestos que debe tributar la empresa, y que se aplican a las utilidades.
- La utilidad neta, también llamada utilidad del ejercicio o ingresos netos, es el beneficio o ganancia, o pérdida obtenida por la empresa. Se obtiene a partir de la diferencia entre la utilidad antes de impuestos y los impuestos.
El estado de resultados proyectado
Tal como hemos mencionado, el estado de resultados muestra los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ha tenido o generado una empresa durante un periodo de tiempo determinado; sin embargo, también es posible que un estado de resultados muestre los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que una empresa espera tener o generar para un periodo de tiempo determinado.
En este caso, el estado de resultados se conoce como estado de resultados proyectado (o presupuesto operativo) ya que efectivamente muestra una proyección de los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que la empresa espera tener o generar para un periodo de tiempo determinado, y no los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ya ha tenido o generado.
¿Cuál es la utilidad o importancia de un estado de resultados?
Junto con el flujo de caja y el balance general, el estado de resultados es uno de los tres principales estados financieros que se utilizan para analizar financieramente una empresa.
Siendo específicos, el estado de resultados nos permite analizar los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ha tenido o generado una empresa y así, por ejemplo, saber si está generando suficientes ingresos, si está gastando demasiado, si está generando utilidades, o si está gastando más de lo que gana y, por tanto, teniendo pérdidas.
Por ejemplo, en el ejemplo de estado de resultados que vimos anteriormente:
| Ventas netas | 160000 |
| Costo de ventas | 120000 |
| UTILIDAD BRUTA | 40000 |
| Gastos administrativos | 5000 |
| Gastos de ventas | 4000 |
| Depreciación | 1000 |
| UTILIDAD OPERATIVA | 30000 |
| Gastos financieros | 3000 |
| UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS | 27000 |
| Impuestos | 8100 |
| UTILIDAD NETA | 18900 |
A modo de análisis, podríamos decir que la empresa está generando utilidades (ingresos netos, beneficios o ganancias) y, por tanto, se trata de una empresa rentable en la que podríamos optar por invertir.
Asimismo, el estado de resultados nos permite, al comparar dos o más estados de resultados de diferentes periodos, conocer cuáles han sido las variaciones en los resultados (si han habido aumentos o disminuciones, y en qué porcentaje se han dado) y así, por ejemplo, saber si la empresa está cumpliendo con sus objetivos o si está teniendo problemas recurrentes; así como las tendencias que muestren las variaciones y así, por ejemplo, poder realizar proyecciones en base a estas.
Por ejemplo, suponiendo los siguientes estados de resultados:
| Año 1 | Año 2 | Año 3 | |
| Ventas netas | 160000 | 175000 | 195000 |
| Costo de ventas | 120000 | 130000 | 135000 |
| UTILIDAD BRUTA | 40000 | 45000 | 60000 |
| Gastos administrativos | 5000 | 5500 | 6000 |
| Gastos de ventas | 4000 | 4200 | 4300 |
| Depreciación | 1000 | 1100 | 1200 |
| UTILIDAD OPERATIVA | 30000 | 34200 | 48500 |
| Gastos financieros | 3000 | 2800 | 2600 |
| UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS | 27000 | 31400 | 45900 |
| Impuestos | 8100 | 9420 | 13770 |
| UTILIDAD NETA | 18900 | 21980 | 32130 |
A modo de análisis, podríamos decir que la empresa ha tenido un crecimiento sostenido de sus ventas, ha mantenido su costo de ventas, gastos administrativos y gastos de ventas bajos a pesar del aumento de sus ventas y, en general, ha tenido un crecimiento saludable de sus utilidades.
Finalmente, el estado de resultados también nos permite, al comparar dos o más estados de resultados de diferentes empresas, determinar cuál de ellas es la más rentable y, por tanto, en cuál deberíamos invertir.
En el caso del estado de resultados proyectado, este nos permite analizar los futuros ingresos, los futuros gastos y el futuro beneficio o pérdida que tendrá o generará una empresa y así, por ejemplo, saber si generará suficientes ingresos o tendrá demasiados gastos; o, en el caso de que estemos considerando la opción de invertir en esta, si se trata de una empresa rentable o viable.
El análisis y comparación de dos o más estados de resultados de diferentes periodos (análisis horizontal), suele revelar mucha más información que el análisis de un solo estado de resultados (análisis vertical).
¿Cómo hacer un estado de resultados?
El estado de resultados suele ser elaborado por el área de finanzas o de contabilidad, o el contador de la empresa al momento de llevar la contabilidad de esta, o siempre que es requerido por los directivos de la empresa para analizar financieramente esta.
Aunque en realidad se trata de un documento que puede ser elaborado por cualquier persona siempre que sepa cuáles han sido los ingresos y gastos que ha tenido o generado la empresa durante un periodo de tiempo determinado; o, en el caso de un estado de resultados proyectado, los ingresos y gastos que se espera que la empresa tenga o genere para un periodo de tiempo determinado.
A continuación algunos ejemplos de cómo elaborar un estado de resultados, a partir de la elaboración de un estado de resultados proyectado:
Ejemplo #1
Suponiendo una empresa productora o manufacturera que cuenta con los siguientes datos:
- las proyecciones de ventas son: enero: US$85 000, febrero: US$88 000, marzo: US$90 000 y abril: US$92 000.
- las proyecciones de costos de producción son: enero: US$47 000, febrero: US$51 000, marzo: US$50 000 y abril: US$52 000.
- los gastos de administración y de ventas corresponden al 20% de las proyecciones de ventas.
- la depreciación corresponde al 10% de los costos de producción.
- las proyecciones de los intereses por un préstamo adquirido son: enero: US$900, febrero: US$750, marzo: US$600 y abril: US$450.
- el impuesto a la renta corresponde al 20% de la utilidad disponible.
Su estado de resultados proyectado sería el siguiente:
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Ventas netas | 85000 | 88000 | 90000 | 92000 |
| Costo de producción | 47000 | 51000 | 50000 | 52000 |
| UTILIDAD BRUTA | 38000 | 37000 | 40000 | 40000 |
| Gastos de adm. y de ventas | 17000 | 17600 | 18000 | 18400 |
| Depreciación | 4700 | 5100 | 5000 | 5200 |
| UTILIDAD OPERATIVA | 16300 | 14300 | 17000 | 16400 |
| Intereses | 900 | 750 | 600 | 450 |
| UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS | 15400 | 13550 | 16400 | 15950 |
| Impuesto a la renta | 3080 | 2710 | 3280 | 3190 |
| UTILIDAD NETA | 12320 | 10840 | 13120 | 12760 |
Ejemplo #2
Suponiendo una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos) que cuenta con los siguientes datos:
- las proyecciones de ventas son: enero: US$75 000, febrero: US$80 000, marzo: US$85 000 y abril: US$90 000.
- las proyecciones de costos de adquisición de mercadería son: enero: US$45 000, febrero: US$48 000, marzo: US$50 000 y abril: US$52 000.
- los gastos de administración y de ventas corresponden al 10% de las proyecciones de ventas.
- la depreciación corresponde al 5% de los costos de adquisición de mercadería.
- las proyecciones de gastos financieros son: enero: US$1 200, febrero: US$1 000, marzo: US$900 y abril: US$800.
- el impuesto a la renta corresponde al 20% de la utilidad antes de impuestos.
Su estado de resultados proyectado sería el siguiente:
| Enero | Febrero | Marzo | Abril | |
| Ventas netas | 75000 | 80000 | 85000 | 90000 |
| Costo de ventas | 45000 | 48000 | 50000 | 52000 |
| UTILIDAD BRUTA | 30000 | 32000 | 35000 | 38000 |
| Gastos de adm. y de ventas | 7500 | 8000 | 8500 | 9000 |
| Depreciación | 2250 | 2400 | 2500 | 2600 |
| UTILIDAD OPERATIVA | 20250 | 21600 | 24000 | 26400 |
| Gastos financieros | 1200 | 1000 | 900 | 800 |
| UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS | 19050 | 20600 | 23100 | 25600 |
| Impuesto a la renta | 3810 | 4120 | 4620 | 5120 |
| UTILIDAD NETA | 15240 | 16480 | 18480 | 20480 |