Contabilidad de costos: ¿cómo contabilizar los costos de una empresa?

La contabilidad de costos es el proceso a través del cual se identifican y miden los desembolsos de una empresa, entendiéndose el término desembolso no solo como salida de dinero, sino también como consumo de bienes, depreciación de activos y deducciones.

El objetivo de la contabilidad de costos es el de proveer información sobre los costos de una empresa, de un determinado producto o servicio, de una determinada área o departamento, de un determinado cliente, etc., con el fin de realizar un mejor análisis financiero de estos.

Podemos contabilizar los costos, por ejemplo:

• de una empresa o negocio con el fin de obtener un rápido estado de resultados, y no tener que esperar el estado de resultados del final del periodo hecho por la contabilidad general.
• del producto o servicio que ofrecemos con el fin de hallar su costo de ventas, y así poder conocer su utilidad bruta (ventas – costo de ventas), igualmente, sin tener que esperar el estado de resultados del final del periodo.
• de cada producto que fabricamos con el fin de, comparándolos con los ingresos que generan, conocer la rentabilidad de cada uno y así, por ejemplo, saber cuáles son los más rentables y cuáles son los que no generan utilidad.
• de un determinado producto con el fin de, teniendo en cuenta cuál es la utilidad que queremos ganar, poder definir su precio.
• de una determinada área o departamento con el fin de saber si los ingresos que genera son mayores que sus costos y, por tanto, si nos resulta rentable.
• de un determinado cliente con el fin de saber si los ingresos que nos genera son mayores que los gastos de mantenerlo y, por tanto, si es un cliente rentable.

Hoy en día en donde los precios de los productos cambian constantemente es necesario tener siempre presente los costos de los productos que se ofrecen.

A diferencia de la contabilidad general, la cual una empresa está obligada a llevar (por ejemplo, para poder declarar y pagar sus impuestos), la contabilidad de costos no tiene carácter obligatorio, sino que se lleva solo por motivos internos (es solo de uso interno) cuando los directivos de la empresa lo consideran necesario.

Es por ello también que, a diferencia de la contabilidad general que se rige por normas contables mundialmente aceptadas, para llevar la contabilidad de costos no existe un método o sistema de costos estándar que se utilice para todas las empresas por igual, sino que cada empresa puede adoptar el método o sistema que mejor considere conveniente teniendo en cuenta sus necesidades u objetivos.

¿Cómo contabilizar los costos de una empresa?

Veamos a continuación los pasos generales que se deben seguir para contabilizar los costos de una empresa:

1. Costos Totales o Costos Parciales

El primer paso para contabilizar los costos de una empresa consiste en determinar qué desembolsos vamos a considerar como costos. Para contabilizar los costos de una empresa básicamente existen dos métodos: el método de los Costos Totales y el método de los Costos Parciales.

Costos Totales

En este método se consideran como costos a todos los desembolsos relacionados con el producto o servicio, así como a los gastos de administración y de ventas, y se denominan gastos a todos los demás desembolsos (gastos financieros, impuestos, etc.). Este método se suele utilizar para hallar el punto de equilibrio.

Costos Parciales

En este método se consideran como costos a todos los desembolsos relacionados con:

• la adquisición de mercadería: en el caso de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos).
• la fabricación del producto: en el caso de una empresa industrial (empresa dedicada a la producción o fabricación de productos).
• la prestación del servicio: en el caso de una empresa de servicios.

Y se denominan gastos a todos los demás desembolsos (gastos administrativos, gastos de ventas, gastos financieros, impuestos, etc.). Este método suele ser el más conveniente y fácil de usar.

2. Costos Variables y Fijos o Costos Directos e Indirectos

Una vez que hemos decidido qué desembolsos tomaremos como costos, para un mejor análisis procedemos a clasificarlos en Costos Variables y Costos Fijos o, en todo caso, en Costos Directos y Costos Indirectos.

Costos Variables y Costos Fijos

En este caso clasificamos los costos de acuerdo a su comportamiento en relación con las fluctuaciones de la actividad:

• Costos Variables: estos costos varían de acuerdo con los cambios en los niveles de actividad, ya sea el número de unidades vendidas (en el caso de una empresa comercializadora), el volumen de producción (en el caso de una empresa industrial), o el número de servicios realizados (en el caso de una empresa de servicios). Ejemplos de costos variables son la materia prima, los combustibles, los repuestos, los empaques, los salarios por horas, etc.
• Costos Fijos: son costos que no están afectados por las variaciones en los niveles de actividad. Ejemplos de costos fijos son los alquileres, el mantenimiento de máquinas y equipos, la depreciación, los seguros, los sueldos y salarios fijos, etc.

Algo importante a tomar en cuenta es que cuando aumenta la producción aumentan los Costos Variables, pero no los Costos Fijos ni el Costo Variable unitario.

Por ejemplo, si producimos 10 productos con un Costo Variable de 400 y un Costo Fijo de 1600, los Costos Totales, el Costo Unitario, el Costo Variable unitario, y el Costo Fijo unitario serían los siguientes:

• Costos Totales: 400 + 1600 = 2000
• Costo Unitario: 2000 / 10 = 200
• Costo Variable unitario: 400 / 10 = 40
• Costo Fijo unitario: 1600 / 10 = 160

Y si nuestra producción aumenta en 10 productos, la producción sería 20, los Costos Variables 800, los Costos Fijos 1600, y los Costos Totales, el Costo Unitario, el Costo Variable unitario, y el Costo Fijo unitario serían los siguientes:

• Costos Totales: 800 + 1600 = 2400
• Costo Unitario: 2400 / 20 = 120
• Costo Variable unitario: 800 / 20 = 40
• Costo Fijo unitario: 1600 / 20 = 80

Costos Directos y Costos Indirectos

En este caso clasificamos los costos de acuerdo con la identificación con el objeto del costo.

• Costos Directos: estos costos intervienen directamente en la elaboración del producto o servicio, o son parte del mismo. Para poder identificarlos vemos cuáles son los costos que se pueden distribuir entre los productos; por ejemplo, la materia prima (ya que se sabe cuánto de materia prima se utiliza para cada producto), la electricidad (cuando se sabe cuánto de electricidad se usa para un determinado producto), etc.
• Costos Indirectos: estos costos intervienen indirectamente en la fabricación del producto o en la prestación del servicio. Para poder identificarlos vemos cuáles son los costos que no se pueden distribuir entre los productos; por ejemplo, la electricidad.

3. Determinar Gastos

Una vez que hemos decidido qué desembolsos vamos a considerar como costos (método de los Costos Totales o de los Costos Parciales), y los hemos clasificado en Costos Variables y Costos Fijos, o en Costos Directos y Costos Indirectos, procedemos a identificar los Gastos (que vendrían a ser todos los desembolsos que no hemos considerado como costos).

Los gastos se clasifican en:

Gastos Operativos

Los Gastos Operativos a su vez se clasifican en:

• Gastos Administrativos: son desembolsos que están relacionados con las actividades de gestión; por ejemplo, los gastos laborales (sueldos, gratificaciones, seguros) de los gerentes, administradores y auxiliares de la empresa, los alquileres, los materiales y útiles de oficina, los seguros, la depreciación (de edificios administrativos, equipos de oficina, máquinas, muebles), los impuestos, la electricidad, el agua, etc.
• Gastos de Ventas: son desembolsos que están relacionados con las actividades de comercialización de los productos; por ejemplo, los gastos laborales (sueldos, gratificaciones, comisiones) del jefe de venta y de los vendedores o de los cobradores, la publicidad, el impuesto a las ventas, los empaques, el transporte, el almacenamiento, etc.

Nota: cuando usamos el Método de los Costos Totales, los Gastos Operativos se consideran como costos.

Gastos Financieros

Los Gastos Financieros son desembolsos relacionados con el financiamiento de las operaciones de la empresa (intereses).

Otros Gastos

Los otros gastos incluyen desembolsos tales como pérdidas, incobrables, imprevistos, etc.

4. Identificación y análisis

Finalmente, una vez que hemos determinado qué elementos vamos a considerar como costos, los hemos clasificados, y hemos determinado los gastos, procedemos a identificar cada elemento con su respectivo costo, y posteriormente, procedemos a analizarlos de acuerdo a la necesidad o al objetivo que tengamos de contabilizar los costos.

A continuación te presentamos algunos ejemplos de cómo contabilizar y analizar los costos en una empresa comercializadora, una empresa industrial, y una empresa de servicios.

Costos en una empresa comercializadora

Cuando se trata de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos), lo usual es denominar costos solamente a los Costos de Adquisición; es decir, a los costos conformados por el valor de las mercaderías que se compran, así como a los desembolsos relacionados con dicha compra, tales como fletes, seguros, derechos de importación, etc.

Veamos a continuación un ejemplo de cómo contabilizar los costos en una empresa comercializadora:

Supongamos que iniciamos operaciones con un inventario inicial de 30 televisores con un costo de US$100 cada uno, luego compramos 10 televisores a US$100 cada uno, y posteriormente vendemos 5 televisores a US$300 cada uno. Si tenemos gastos operativos de US$400 (gastos administrativos: US$100 y gastos de ventas: US$300), ¿cuál sería nuestra utilidad neta?

El Estado de Resultados sería:

Ventas (300 x 5)	1500
(-) Costo de Ventas (100 x 5)	500
UTILIDAD BRUTA	1000
(-) Gastos Administrativos	100
(-) Gastos de Ventas	300
UTILIDAD NETA	600

Cuando la mercadería que se adquiere tiene diferentes valores de venta; por ejemplo, que los televisores del inventario inicial sean de US$100, pero los 10 que se compraron sean de US$120, en este caso no es posible hallar el Costo de Ventas exacto, pues el Costo Unitario de un televisor varía. En este caso lo que debemos hacer es hallar un promedio ponderado.

Si hallamos el promedio ponderado:

30 televisores x 100 = 3000

10 televisores x 120 = 1200

Costo Total = 4200

Costo Unitario promedio: 4200 / 40 = US$105

El nuevo Estado de Resultado sería:

Ventas (300 x 5)	1500
(-) Costo de Ventas (105 x 5)	525
UTILIDAD BRUTA	975
(-) Gastos Administrativos	100
(-) Gastos de Ventas	300
UTILIDAD NETA	575

Costos en una empresa industrial

Cuando se trata de una empresa industrial (empresa dedicada a la producción o fabricación de productos), lo usual es denominar costos solamente a los Costos de Producción; es decir, a los costos que se dan dentro del proceso de producción.

Estos costos de producción están conformados por los siguientes elementos:

Costos de adquisición de Materias Primas o Materiales Directos

Costos de adquisición de los bienes que serán transformados en productos terminados o que formarán parte de él; por ejemplo, insumos, partes, etiquetas, etc.

Costos de la Mano de Obra Directa

Costos conformados por los salarios y beneficios de los trabajadores que trabajan directamente en la producción del producto.

Gastos Indirectos de Fabricación

Costos de los elementos necesarios para la fabricación del producto, pero que intervienen de forma indirecta en la elaboración del mismo.

Lo Gastos Indirectos de Fabricación a su vez están conformados por:

• Materiales Indirectos: conformados por los materiales auxiliares, los suministros de fábrica, los combustibles, los repuestos, los lubricantes, los útiles de aseo, etc.
• Mano de Obra Indirecta: conformado por los sueldos y salarios del personal profesional, técnico, especializado o auxiliar encargado de tareas complementarias no ligadas directamente al proceso de producción, tal es el caso del jefe de planta, los supervisores, el personal de limpieza, de mantenimiento, de seguridad, etc.
• Otros Gastos Indirectos: conformados por los seguros contra riesgo, la depreciación, los alquileres, la energía eléctrica, el agua, el teléfono, los servicios de mantenimiento, los subsidios, etc.

Veamos a continuación un ejemplo de cómo contabilizar los costos en una empresa industrial:

Supongamos que nos solicitan que fabriquemos 40 mesas. ¿Cuál sería la utilidad neta y el precio de cada mesa si esperamos obtener un 20% de utilidad?

Los datos con los que contamos son:

• la materia prima (madera) tiene un costo de US$800 para las 40 unidades.
• el salario para los operarios que efectuarán el trabajo de corte, cepillado, armado y pintado es de US$380 en total.
• se empleará cola, clavos, barniz, etc., con un valor total de US$140.
• se estima que la depreciación, energía y otros tienen un valor de US$80.
• los gastos administrativos y de ventas suman US$180.

1. En primer lugar hallamos el Costo de Producción:

Materia prima	800
Mano de Obra Directa	380
Gastos Indirectos de Fabricación
(-) Materiales Indirectos	140
(-) Otros Gastos Indirectos	80
Costo de Producción	1400

2. Una vez que hemos hallado el Costo de Producción, procedemos a hallar el Costo Unitario:

Costo Unitario: 1400 / 40 = US$35

3. Luego procedemos a hallar el precio al que deberíamos vender cada mesa para ganar una utilidad bruta del 20% del Costo de Producción:

Costo de Producción	1400
20% utilidad	280
Ventas	1680

El precio de venta de cada mesa sería: 1680 / 40 = US$42

4. Para hallar la utilidad neta hacemos nuestro Estado de Resultados proyectado:

Ventas	1680
(-) Costo de Ventas (40 x 35)	1400
UTILIDAD BRUTA	280
(-) Gastos Operativos	180
UTILIDAD NETA	100

Costos en una empresa de servicios

Cuando se trata de una empresa de servicios lo usual es denominar costos solamente a los costos relacionados con la prestación del servicio.

Estos costos están conformados por los siguientes elementos:

Costos de Suministros diversos

Costos conformados por las compras que realiza la empresa para poder brindar el servicio.

Costos de Mano de Obra por el servicio

Costos conformados por los sueldos de los trabajadores que brindan el servicio.

Costos Indirectos

Costos conformados por elementos que intervienen indirectamente en la prestación del servicio, tales como la depreciación, la energía eléctrica, el agua, el teléfono, los alquileres, los mantenimientos, las reparaciones, etc.

Veamos a continuación un ejemplo de cómo contabilizar los costos en una empresa de servicios:

Supongamos que en nuestro taller de reparación de automóviles nos piden reparar un automóvil que presenta un choque en el lado derecho, además de una rotura del faro. Los costos son:

• Faro: US$50
• Masilla: US$5
• Soldadura: US$15
• Mano de obra: US$25

¿Cuánto debemos cobrar por el servicio para poder ganar el 30%?

Total costos (70 + 25)	95
30% utilidad	28.5
Precio de venta	123.5