Pasos para incorporar nuevo personal a una empresa

El personal es uno de los principales activos con los que cuenta una empresa, por lo que antes de contratar a un nuevo trabajador es necesario que nos tomemos nuestro tiempo, y sigamos cuidadosamente determinados pasos que nos permita elegir al indicado.

Veamos a continuación cuáles son los pasos necesarios para incorporar nuevo personal a una empresa:

1. Definir el perfil del postulante

En primer lugar debemos determinar las competencias o características personales que debe cumplir una persona para que pueda postular al puesto que estamos ofreciendo.

Debemos tener en cuenta que cada puesto requiere de personas con diferentes competencias o características, por ejemplo, las características de una persona que postule a un puesto de ventas (en donde se necesitan personas extrovertidas y con habilidad para relacionarse con los demás), serán muy diferentes a las características de una persona que postule a un puesto en el área de finanzas (en donde se necesitan personas más analíticas).

Para definir el perfil del postulante, debemos determinar requisitos para el puesto al cual se postula, pero también, requisitos generales que se aplican para cualquier puesto en la empresa, por ejemplo, la capacidad para adaptarse al ambiente o a la cultura de ésta, o la capacidad para llevarse bien con los demás trabajadores.

Para poder definir mejor las competencias o características requeridas, podemos dividirlas en las 3 Ss: Saber, Saber hacer y Ser:

• Saber: conocimiento e información: qué conocimientos e información debe poseer el postulante.
• Saber Hacer: habilidad (algo innato) y destrezas (habilidad en acción, por ejemplo, en el uso de algún instrumento): qué habilidades y destrezas queremos que tenga.
• Ser: personalidad, valores, actitudes: qué valores y actitudes queremos que posea. Ejemplos de actitudes podrían ser capacidad para aprender rápidamente, capacidad para trabajar en equipo, capacidad para lidiar con otros trabajadores, espíritu de decisión, equilibrio entre el trabajo y la vida personal, etc.

2. Búsqueda o reclutamiento

En este segundo paso buscamos, reclutamos o convocamos a las personas que cumplan las competencias o características personales que hemos determinado anteriormente en el perfil del postulante (sin necesidad de que tengan que cumplir todas ellas).

Para ello podemos hacer uso de fuentes internas o externas:

Fuentes internas

• recomendaciones: consisten en postulantes que son recomendados por nuestros propios trabajadores. Debemos tener en cuenta de que un recomendado es válido sólo para postular y no para trabajar. La ventaja del uso de recomendaciones está en el hecho de que la persona que recomienda, al saber que se juega su prestigio, suele recomendar a personas que realmente considera que podrían serles útiles al negocio.
• prácticas: consiste en tomar como postulantes a los practicantes que ya estén colaborando con nosotros de manera temporal.
• archivos o bases de datos: consiste en tomar como postulantes a personas que hemos evaluado anteriormente, o que ya antes nos habían dejado su solicitudes o currículums.

Fuentes externas

• avisos o anuncios: consiste en poner avisos o anuncios en diarios, Internet, instituciones, etc. La ventaja de éste método es que podemos llegar a una gran cantidad de personas. La desventaja es que implica un mayor tiempo y costo, por lo que es recomendable que al redactar los avisos, seamos lo más específicos posibles en cuanto a los requisitos. Un buen lugar en donde poner nuestros avisos son las instituciones educativas, en donde podemos conseguir personal joven y con conocimientos actualizados.
• agencias de empleo: empresas que ofrecen postulantes con determinadas competencias y características ya definidas por ellos.
• la competencia: empresas competidoras, de las cuales podemos obtener postulantes capacitados y con experiencia.
• consultoras de personal: empresas especializadas en buscar y ofrecer postulantes, pero a un costo muy elevado.

3. Evaluación

El siguiente paso consiste en evaluar a los postulantes que hemos reclutando o convocado, con el fin de elegir entre todos ellos al más idóneo (o a los más idóneos) para el puesto que estamos ofreciendo.

La etapa de evaluación la podemos dividir en los siguientes pasos:

• entrevista preliminar: consiste en hacerle llenar al postulante una hoja o formulario de solicitud de empleo en donde señale su información básica, y luego en tomarle una primera entrevista informal.
• prueba de conocimiento: consiste en tomarle una prueba oral y escrita con el fin de determinar si cumple con los conocimientos necesarios para el puesto.
• prueba psicológica: consiste en tomarle una prueba psicológica con el fin de determinar su equilibrio emocional.
• entrevista final: consiste en hacerle una entrevista más formal y estricta que la primera.

Es posible obviar algunas de estas etapas con el fin de ahorrar tiempo y reducir costos, sin embargo, mientras más formal y estricto sea este proceso de evaluación, más posibilidades tendremos de contratar a la persona indicada para el puesto.

4. Selección y contratación

Una vez que hemos evaluado a todos los postulantes, el siguiente paso consiste en seleccionar entre todos ellos al que mejor (a los que mejor) desempeño haya tenido en las pruebas y entrevistas, es decir, seleccionar al postulante (o a los postulantes) más idóneo para cubrir el puesto vacante.

Y acto seguido, pasamos a contratarlo, es decir, a firmar junto con él un contrato en donde señalemos el cargo a desempeñar, las funciones que realizará, la remuneración que recibirá, el tiempo que trabajará con nosotros, y demás aspectos que podrían ser necesario acordar.

5. Inducción y capacitación

Y, finalmente, una vez que hemos contratado al nuevo personal, el siguiente paso consiste en tratar de que se adapte lo más pronto posible a la empresa (que conozca los procesos, políticas, normas, etc.) y a su nuevo puesto (que conozca sus funciones, tareas, horarios, etc.).

Para ello, podemos empezar por darle a conocer las instalaciones y áreas de la empresa, presentarle a sus supervisores y nuevos compañeros, y luego asignarle un «tutor» que se encargue de enseñarle todas las particularidades de su nuevo puesto.